Dette spørgsmål bliver jeg ofte spurgt om. Derfor har jeg skrevet en kort artikel, som giver dig et hurtigt overblik over, hvordan du som arbejdsgiver skal forholde dig.
Når en medarbejder er fratrådt og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mailkonto på arbejdspladsen, anses arbejdsgiverens håndtering af e-mailkontoen for behandling af personoplysninger. Derfor er denne håndtering omfattet af de persondataretlige regler. Arbejdsgiveren skal således sikre, at de persondataretlige regler overholdes.
I Datatilsynets seneste vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold fra marts 2023 er blandt andet følgende retningslinjer beskrevet for arbejdsgiverens håndtering af en fratrådt medarbejders e-mailkonto:
- Arbejdsgiveren skal hurtigst muligt efter medarbejderens fratræden fjerne medarbejderens personlige oplysninger (herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer og billede) fra virksomhedens hjemmeside samt eventuelle øvrige offentlige registre, hvoraf medarbejderens oplysninger fremgår.
- Arbejdsgiveren skal snarest muligt efter medarbejderen er fratrådt (og medarbejderen derfor ikke længere har adgang til e-mailkontoen), sætte et auto-svar på e-mailadressen med besked om, at medarbejderen er fratrådt. Arbejdsgiveren kan i auto-svaret med fordel overveje at angive, hvortil vedkommende i stedet kan sende sin henvendelse.
- Arbejdsgiveren må kun holde e-mailkontoen aktiv i en periode (maksimalt 12 måneder), der er så kort som mulig. Hvad der forstås med ”så kort som muligt” er ikke nærmere defineret af Datatilsynet, men det fremgår af retningslinjerne, at der skal tages hensyn til medarbejderens stilling og funktion.
- Arbejdsgiveren skal sikre, at kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere har adgang til den fratrådte medarbejders e-mailkonto.
- Arbejdsgiveren må kun bruge e-mailkontoen til at modtage e-mails, og ikke afsende e-mails. Som undtagelse hertil bemærkes det dog, at man gerne må benytte e-mailkontoen til at videresende private mails til medarbejderens private e-mailkonto.
- Arbejdsgiveren skal sikre, at reglerne om de registrerede rettigheder, herunder oplysningspligt, indsigt mv. overholdes og kan med fordel som en del af personalepolitikken forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mailkonti samt oplyse medarbejderne herom på forhånd.
Det kan i øvrigt være en god ide, at arbejdsgiveren i forbindelse med en medarbejders fratræden drøfter håndteringen af medarbejderens e-mailkonto med medarbejderen, herunder i forhold til, om medarbejderen ønsker, at private e-mails videresendes til medarbejderens private e-mailadresse.
Du finder Datatilsynets seneste vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold her
HR-JURA COMMUNITY – DIN LIVLINE
“Jeg er virkelig glad for netværket, bedste investering!”
Bliv opdateret på lovgivning, retspraksis mm., vend dine udfordringer og kom i mål med dine arbejdsopgaver. Læs mere her
naydin.dk 