Mine samlede posts

Ny ferielov – gratis informationsmøde

atish-sewmangel-786715-unsplashlego billede

– Hvad skal du vide, og hvad bør du gøre

I samarbejde med regnskabskonsulenter fra Keepers ApS, holder jeg to gratis informationsmøder i henholdsvis København og Middelfart.

Under informationsmødet får du en gennemgang og uddybning af ændringerne ud fra både en juridisk og praktisk vinkel med fokus på, hvordan du kommer i gang, og hvad du bør gøre.

Du får også en uddybning af min artikel “Ny ferielov – Hvad skal du vide og hvad skal du gøre”, som du kan læse her https://naydin.dk/2019/06/06/ny-ferielov-hvad-skal-du-vide-og-hvad-boer-du-goere/

Mødet henvender sig primært til HR-medarbejdere og ledere.

Indhold

Hvad skal du vide

  • Gennemgang og uddybning af de væsentligste ændringer
  • Hvilke faldgruber er der rent praktisk og juridisk

Hvad bør du gøre

  • Information af medarbejdere
  • Tilpasning af ansættelsesretlige dokumenter
  • Tilpasning af ferie/lønsystemer
  • Tilpasning til nye krav og frister for indberetning af feriepenge
  • Regnskabs-, bogførings- og skattemæssige håndtering af feriepenge

En tids-/aktivitetslinje for virksomheden

Indlægsholdere

Advokat Nilgün Aydin
Nilgün Aydin er selvstændig advokat med speciale inden for HR-jura og persondataret. Hun rådgiver og underviser til dagligt både private og offentlige virksomheder og har 15 års erfaring hermed.

Manager | Payroll Tina Jensen
Tina Jensen fra Keepers ApS har mere end 30 års erfaring med administration af løn- og feriebehandling hos både store og små virksomheder.

Dato og Sted

København, den 27. september 2019, kl. 9.00 – 10.30 – Keepers ApS, Dronningens Tværgade 9, 1. sal, 1302 København

Odense, den 4. oktober 2019, kl. 10.00 – 11.30 – Keepers ApS, Turbinevej 10, 5500 Middelfart

Tilmelding

Du kan tilmelde dig informationsmødet på mail: kontakt@keepers.nu

Ny ferielov – Hvad skal du vide, og hvad bør du gøre?

atish-sewmangel-786715-unsplashlego billede

I denne artikel får du et hurtigt overblik over de væsentligste ændringer, der følger med den nye ferielov med fokus på, hvad din virksomhed bør gøre.

Artiklen henvender sig primært til virksomhedens HR-medarbejdere og ledere.

Efter artiklen kan du finde en invitation til et gratis informationsmøde om den nye ferielov, hvor blandt andet denne artikel vil blive uddybet.

Det skal du vide

  • Den nye ferielov træder i kraft den 1. september 2020.
  • Overgangsperioden løber fra den 1. september 2019 til den 31. august 2020. Ferie optjent i overgangsperioden skal indefryses og må ikke udbetales.
  • Samtidighedsferie bliver indført den 1. september 2020. Det betyder, at når en medarbejder har været ansat i én måned, har vedkommende optjent 2,08 dags ferie, og medarbejderen kan holde de optjente 2,08 dags ferie allerede i måneden efter.
  • Ferieåret (optjeningsåret) vil fremover løbe fra 1. september til 31. august.
  • Ferieafholdelsesperioden vil fremover løbe fra 1. september til 31. december året efter, der vil altså være en 16 måneders periode at holde ferien i.
  • Forskudsferie kan aftales mellem medarbejderen og virksomheden, hvis en medarbejder ikke har optjent ferie. Ferien fradrages efterfølgende i den ferie, som medarbejderen optjener. Hvis medarbejderen fratræder, inden han/hun har optjent ferie svarende til den afholdte forskudsferie, kan virksomheden modregne.
  • Ferietillægget kan udbetales sammen med den tilhørende ferie. Alternativt skal ferietillægget udbetales 2 gange – for perioden 1. september til 31. maj udbetales tillægget sammen med lønnen for maj måned, og – for perioden 1. juni til 31. august udbetales tillægget sammen med lønnen for august.
  • Hvis en feriehindring som fx sygdom og barsel varer hele ferieafholdelsesperioden dvs. frem til den 31. december, skal virksomheden automatisk overføre op til 4 ugers årlig betalt ferie til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.
  • Den 5. ferieuge skal udbetales automatisk til medarbejderen, når ferieafholdelsesperioden afsluttes den 31. december, hvis det ikke er aftalt, at der skal ske overførsel til næste ferieafholdelsesperiode.
  • Aftalte forkortede ferievarsler i fx ansættelseskontrakter er ikke lovlige. Det vil dog være muligt at aftale et forkortet varsel fx i forbindelse med indgåelse af en fratrædelsesaftale.

Det bør du gøre

  • sikre, at der ikke udbetales feriepenge for overgangsperioden (1. september 2019 til den 31. august 2020). Feriepengene skal derimod indefryses.
  • senest den 31. december 2020 opgøre og indberette hver enkelt medarbejders tilgodehavende feriepenge for overgangsperioden til Fonden (”Lønmodtagernes Feriemidler”), som håndterer indbetaling, forvaltning og udbetaling.
  • senest den 31. december 2020 ved indberetningen tage stilling til, om 1) virksomheden vil beholde feriepengene, indtil de forfalder til betaling, i hvilket tilfælde de skyldige beløb skal forrentes med en årlig lønindeksregulering, eller 2) at feriepengene med det samme skal indbetales til Fonden.

Hvis virksomheden selv beholder feriepengene, vil den hvert år modtage en opkrævning af tilgodehavende ferie for årets pensionerede medarbejdere og en oversigt over de krav, der henstår for øvrige medarbejdere.

Virksomheden kan dog til enhver tid vælge at indbetale de tilgodehavende feriepenge med tillæg af ovennævnte rente til Fonden.

  • gennemgå de ansættelsesretlige dokumenter, fx ansættelseskontrakter, personalehåndbog og politikker mm. for at sikre, at de overholder de nye regler og den bruger den nye termologi.

Du bør navnlig være opmærksom på følgende: 1) Forkortede ferievarsler, 2) Udbetalingstidspunkt for ferietillægget, 3) Brug af den nye ferielovs termologi, 4) Feriefridage, hvis reglerne herfor følger den nuværende ferielov, og 5) Udarbejdelse af politik for evt. forskudsferie

  • informere medarbejdere om bortfald af evt. aftaler om forkortede ferievarsler i ansættelseskontrakter samt evt. øvrige ændringer i personalehåndbogen og politikker. Informationen skal gives skriftligt fx ved at sende en mail til medarbejderne.
  • informere medarbejdere om mulige ændringer i sommer- og efterårsferien i 2020. Alle medarbejdere optjener 16,64 feriedage i 2019 til afholdelse i det forkortede ferieår fra 1. maj til 31. august 2020. Hvis medarbejderen fx ønsker at holde sommerferie på mere end de 16,64 dage, kan det aftales, at evt. overført ferie eller feriefridage skal bruges.

Hvis medarbejderen vil fx holde sommerferie på 3 uger og 1 uges efterårsferie i oktober, vil medarbejderen kun få overført 1,64 dage fra tidligere ferieår og optjene 2,08 dage i september, hvilket ikke er nok til en uges efterårsferie. Der kan i dette tilfælde fx aftales ferie på forskud.

Artiklen indeholder ikke en udtømmende gennemgang af alle ændringer i den nye ferielov, og den kan ikke erstatte konkret juridisk rådgivning.

Hvis du synes, at denne artikel er interessant og gerne vil modtage flere nyheder fra mig, kan du blot sende mig en mail på na@naydin.dk med teksten ”Tilmelding til nyhedsbrev” i emnefeltet.

 

Gratis informationsmøde – ny ferielov

– Hvad skal du vide, og hvad bør du gøre

Du får en gennemgang og uddybning af ændringerne ud fra både en juridisk og praktisk vinkel med fokus på, hvordan du kommer i gang, og hvad du bør gøre.

Indhold

Hvad skal du vide

  • Gennemgang og uddybning af de væsentligste ændringer
  • Hvilke faldgruber er der rent praktisk og juridisk

Hvad bør du gøre

  • Information af medarbejdere
  • Tilpasning af ansættelsesretlige dokumenter
  • Tilpasning af ferie/lønsystemer
  • Tilpasning til nye krav og frister for indberetning af feriepenge
  • Regnskabs-, bogførings- og skattemæssige håndtering af feriepenge

En tids-/aktivitetslinje for virksomheden

Indlægsholdere

  • Advokat Nilgün Aydin
    Nilgün Aydin er selvstændig advokat med speciale inden for HR-jura og persondataret. Hun rådgiver og underviser til dagligt både private og offentlige virksomheder og har 15 års erfaring hermed.
  • Manager | Payroll Tina Jensen
    Tina Jensen fra Keepers ApS har mere end 30 års erfaring med administration af løn- og feriebehandling hos både store og små virksomheder.

Dato og Sted

  • København, den 27. september 2019, kl. 9.00 – 10.30 – Keepers ApS, Dronningens Tværgade 9, 1. sal, 1302 København
  • Odense, den 4. oktober 2019, kl. 10.00 – 11.30 – Keepers ApS, Turbinevej 10, 5500 Middelfart

Tilmelding

Du kan tilmelde dig informationsmødet på mail: kontakt@keepers.nu

It’s official – 3 års jubilæum og nu med egen online-skole

IMG_7037 (1)_Moment5

I anledning af mit 3-års jubilæum som selvstændig advokat har jeg netop lanceret min egen mini online HR-jura skole, så du kan lære, når du vil, hvor du vil og i dit eget tempo.

I mit daglige arbejde underviser jeg ofte ledere og HR-medarbejdere. I min online skole vil alle de kurser, jeg tilbyder i dag, blive tilbudt som online-kurser. Det er kurser inden for HR-jura og Persondataret med ledere og HR-medarbejdere som målgruppe. Kurserne er skåret skarpt til og effektivt formidlet.

Læs mere og køb adgang på min skoles hjemmeside https://nilgunaydin-hr-jura-school.thinkific.com

Mit første online-kursus “HR-jura for ledere – De 13 HR-juridiske tip til lederen” er live.

I dette online-kursus giver jeg et hurtigt og effektivt overblik over de juridiske spilleregler på arbejdspladsen med et stort udbytte for deltagerne. Derfor er det også et af mine mest populære kurser.

Jeg klæder ledere på, så de kan stille skarpt på, hvad de må og ikke må med udgangspunkt i 13 HR-juridiske tips, så ledere kan kommunikere klart, forebygge ressourcekrævende personalesager med store omkostninger til følge – både økonomisk og menneskeligt.

Kurset er primært for virksomhedens ledere, men HR-medarbejdere kan også få glæde af det, så de kan klæde lederne på i den daglige sparring.

Ved køb af kurset får du adgang til kurset og kursusmaterialet i 3 måneder. Som en del af kurset, kan du sparre med mig telefonisk om spørgsmål vedrørende kursets indhold i adgangsperioden.

Herudover kan der tilkøbes en lederworkshop, hvor der følges op på kurset med fokus på dialog og besvarelse af spørgsmål.

Kursets indhold

Kurset er opdelt i tre kapitler med i alt 16 lektioner og har en varighed af ca. 90 min.

Kapitel 1: Velkommen – et hurtigt overblik

  • Velkommen (lektion 1)
  • Introduktion til HR-jura (lektion 2)

Kapitel 2: 13 HR-juridiske tips til lederen (lektion 3-15)

  1. Vær på forkant, al personaleledelse starter og slutter med dig
  2. Walk the talk – passivitet er roden til alt ondt
  3. Kend loyalitetsforpligtelsen
  4. Påtag dig ledelse – husk din ledelsesret og –pligt
  5. Kend de forbudte kriterier – undgå diskrimination
  6. Kommuniker klart – giv den nødvendige advarsel
  7. Kom dine medarbejdere ved – også de syge
  8. Stop mobning/chikane – det er også dit ansvar
  9. Send dine medarbejdere på ferie – også for din egen skyld
  10. Hav styr på arbejdstiden
  11. Pas godt på persondata – også ved referencer
  12. Pas på medarbejderens e-mails og sms’er
  13. Undgå brandslukning og søg rådgivning i god tid

Kapitel 3: Afslutning – er du i tvivl, er du ikke i tvivl (lektion 16)

Har du spørgsmål eller særlige ønsker, er du altid velkommen til at kontakte mig på na@naydin.dk eller på telefon 23 91 27 27.

Læs mere og køb adgang på min skoles hjemmeside https://nilgunaydin-hr-jura-school.thinkific.com

Enjoy

Happy clients 😊

billedeblomster

I marts måned havde jeg fornøjelsen af at klæde to hold ledere på hos en større finansiel virksomhed.

“HR-jura for ledere – De 13 HR-juridiske tips til lederen”

Tipsene blev der taget meget godt imod, og der blev endda kvitteret med smukke blomster til mig, som fremgår af billedet foroven.

En af deltagerne udtalte følgende om seminaret:

“Jeg er forholdsvis ny leder – og for mig var det konkret og umiddelbart brugbart. Mange eksempler. Og et klart budskab om at komme ud af busken.

Jeg synes idéen med en række opmærksomhedspunkter virkede super godt. Og for mig gik de 3 timer hurtigt, hvilket er et godt tegn på, at budskaberne har været tydelige, og at oplægsholderen havde et inspirerende drive.

Nilgün var fantastisk – faglig dygtig, indlevende, energisk, sprudlende, fuld af energi – ufarlig (det var “let” at stille spørgsmål”).

Seminaret “HR-jura for ledere – De 13 HR-juridiske tips til lederen”

Som leder får du et hurtigt og effektivt overblik over de juridiske spilleregler på arbejdspladsen. Du bliver klædt på til at stille skarpt på, hvad de må og ikke må med udgangspunkt i de 13 HR-juridiske tips, så du kan kommunikere klart og lede effektivt.

De 13 HR-juridiske tips er følgende:

  1. Vær på forkant, al personaleledelse starter og slutter med dig
  2. Walk the talk – passivitet er roden til alt ondt
  3. Kend loyalitetsforpligtelsen
  4. Påtag dig ledelse – husk din ledelsesret og –pligt
  5. Kend de forbudte kriterier – undgå diskrimination
  6. Kommuniker klart – giv den nødvendige advarsel
  7. Kom dine medarbejdere ved – også de syge
  8. Stop mobning/chikane – det er også dit ansvar
  9. Send dine medarbejdere på ferie – også for din egen skyld
  10. Hav styr på arbejdstiden
  11. Pas godt på persondata – også ved referencer
  12. Pas på medarbejderens e-mails og sms’er
  13. Undgå brandslukning og søg rådgivning i god tid

Seminaret henvender sig primært til virksomhedens ledere, men HR-medarbejdere kan også få glæde af det, når de klæder lederne på i den daglige sparring med dem.

Send mig en mail på na@naydin.dk, såfremt det også kunne være interessant for din virksomhed.

Håndter sygefravær ordentligt, effektivt og med styr på juraen

Billedesyg

 – En kort guide til lederen

Jeg bliver ofte spurgt om lederens håndtering af sygefravær, fordi sygefravær kan være en stor udfordring for virksomheden.

Det er et vigtigt emne med store konsekvenser for den sygemeldte, kollegaerne, lederen og virksomheden.

Derfor har jeg valgt at gøre opmærksom på denne guide: ”Sådan håndterer og nedbringer du sygefravær – ordentligt, effektivt og med styr på juraen”

Guiden har jeg skrevet sammen med ledelseskonsulent Pia Markersen (LEDERLYS.)

Guiden indeholder en praktisk og operationel gennemgang af, hvordan lederen bør håndtere sygefravær, herunder af følgende emner:

• Langtidssygefraværet
• Korttidssygefraværet
• Involvering af læge
• Sygefraværspolitik – en god idé?
• Sygefravær er lovligt forfald
• Opsigelse pga. sygefravær
• Overhold persondataloven- beskyt følsomme oplysninger
• Har du brug for yderligere hjælp?

Du finder guiden her på min hjemmeside https://lnkd.in/eShJ2tB

Du kan også læse mine øvrige korte artikler om emnet, som du finder på min hjemmeside under “mine samlede post”:

  • Kære leder, kom dine medarbejder ved – også de syge”

https://naydin.dk/2016/06/20/kaere-leder-kom-dine-medarbejdere-ved-ogsaa-de-syge/

  • “Må jeg opsige en syg medarbejder, spørger en leder” 

https://wordpress.com/view/naydin.dk

  • “Kan en sygemeldt medarbejder holde ferie?”

https://wordpress.com/view/naydin.dk

Ny kampagneside om den nye ferielov

Feriebillede3

Allerede fra den 1. september i år skal virksomheder være opmærksom på blandt andet følgende ændringer:

Ferie optjent i perioden fra 1. september 2019 – 31. august 2020 (overgangsåret) skal indberettes for alle medarbejdere – også dem med løn under ferie. Indberetningen skal enten ske til FerieKonto, Feriepengeinfo eller til Lønmodtagernes Feriemidler.

Virksomheder må ikke udbetale feriepenge optjent i denne periode. Feriepengene indefryses og bliver i stedet til en opsparing hos en ny fond, Lønmodtagernes Feriemidler eller hos virksomheden. Fonden udbetaler opsparingen, når medarbejderen når folkepensionsalderen eller forlader arbejdsmarkedet.

Du kan læse nærmere om indberetningen fra og med 1. september 2019 her https://lnkd.in/eTH5XXy

På kampagnesiden kan du læse meget mere og se en video om den nye ferielov https://lnkd.in/em4au5T

 

Undgå utilfredse medarbejdere – oplys om den nye ferielov i god tid

feriepost2

Ferie betyder af gode grunde meget for medarbejdere og nogle planlægger den nøje og i god tid.

Derfor er det en god ide for virksomheder allerede nu at informere medarbejderne om den nye ferielov, så de ikke bliver alt for skuffede og kan planlægge derefter.

Overgangsreglerne i den nye ferielov kan nemlig få betydning for medarbejdere, der planlægger mere end ca. 3 ugers sommerferie og/ eller mere end ca. 2 dages efterårsferie næste år dvs. i 2020.

Du kan læse mere i denne artikel fra i dag:

http://nyheder.tv2.dk/samfund/2019-02-06-ny-ferielov-spar-allerede-nu-paa-feriedagene-hvis-du-har-planer-naeste-aar

Du kan finde mere information om den nye ferielov på beskæftigelsesministeriets hjemmeside, herunder

  • En kort video – om ny ferielov
  • Grafisk overblik – ny ferielov
  • Faktaark – om ny ferielov
  • Faktaark – hvad betyder det for mig
  • Faktaark – om overgangsordningen

Her er link til beskæftigelsesministeriets hjemmeside: https://bm.dk/arbejdsomraader/aktuelle-fokusomraader/ny-ferielov-i-danmark/

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering vil i løbet af foråret 2019 offentliggøre bekendtgørelser til den nye ferielov, som forventes at indeholde supplerende retningslinjer.

Du kan følge med på styrelsens hjemmeside http://www.Star.dk

Kan en sygemeldt medarbejder holde ferie?

sygdomsbillede1Det spørgsmål bliver jeg ofte spurgt om.

Som udgangspunkt er sygdom en feriehindring jf. ferieloven, og det gælder også delvis sygdom. Det betyder, at svaret som udgangspunkt er nej.

En sygemeldt medarbejder kan dog i nogle tilfælde efter aftale med kommunen og/eller arbejdsgiveren holde ferie. Det kræver dog, at medarbejderen ”teknisk raskmeldes” over for kommunen, mens ferien holdes. Det anses nemlig ikke for at være sygdom i forhold til sygedagpengeloven, hvis medarbejderen holder ferie, uanset om ferien holdes i ind- eller udland. Derfor får arbejdsgiveren heller ikke sygedagpengerefusion, hvis en sygemeldt medarbejder holder ferie under en sygemelding.

Når en sygemeldt medarbejder ”teknisk raskmeldes” udelukkende for at holde ferie, bruger medarbejderen af sine feriepenge, og der begynder ikke en ny arbejdsgiverperiode, for den “tekniske raskmelding” gælder ikke efter ferien. Det fastslår en principafgørelse fra Ankestyrelsen. Det betyder, at arbejdsgiveren igen har ret til sygedagpengerefusion allerede fra dagen efter endt ferie, og der dermed ikke starter en ny arbejdsgiverperiode.

Ovenævnte følger af tre principafgørelser fra Ankestyrelsen:

  1. Ankestyrelsens principafgørelse 50-17 om sygedagpenge – ferie, https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=192340
  2. Ankestyrelsens principafgørelse 58-16 om sygedagpenge – midlertidigt ophold – EU-land – ferie, https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=183889
  3. Ankestyrelsens principafgørelse 39-16 om sygedagpenge – raskmelding – passivitet – ferie – arbejdsgivers partsstatus – partshøring, https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=183554

Hvis den sygemeldte medarbejder ikke har aftalt med arbejdsgiver og/eller kommune, at denne holder ferie, kan medarbejderen risikere at miste sine sygedagpenge, hvilket vil betyde, at arbejdsgiveren ikke længere kan få sygedagpengerefusion. Det kan i yderste konsekvens få ansættelsesretlige konsekvenser for medarbejderen.

Der skal dog altid foretages en konkret vurdering af sagen, for der kan være situationer som fx hvis medarbejderen har fået ordineret rekreation pga. fx. en psykisk lidelse som stress, eller ferien kan forhale helbredelsen, hvor en “teknisk raskmelding” ikke vil kunne lade sig gøre.

Ny vejledning om persondatabeskyttelse og HR

Datatilsynet, 2018.

Den længe ventede vejledning er endeligt offentliggjort 

Som specialist i HR-jura og persondataret har jeg længe ventet på denne vejledning og har glædet mig til at læse den. Nu er den endeligt kommet🤗

Datatilsynet offentliggjorde vejledningen den 26. november 2018.

Vejledningen behandler Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven i et ansættelsesretligt perspektiv. Den behandler bl.a. følgende overordnede emner med en række praktiske eksempler:

– Dataansvar i ansættelsesretlig sammenhæng

– Rettigheder for ansøgere og ansatte

– Arbejdsgivers behandling af oplysninger under rekrutteringsprocessen

– Arbejdsgivers behandling af oplysninger under og efter ansættelsen

– Kontrol af medarbejdere

– Faglige organisationers og tillidsrepræsentanters behandling af oplysninger

– Faglige organisationers forpligtelse til at udpege en databeskyttelsesrådgiver

Du kan læse vejledningen her:

https://www.datatilsynet.dk/presse-og-nyheder/nyhedsarkiv/2018/nov/ny-vejledning-om-databeskyttelse-og-ansaettelsesforhold/

Persondataret og HR – 9 typiske faldgruber

overrasket dreng

I min rådgivning og undervisning af virksomheder i persondataret (databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslov) er jeg ofte stødt på følgende misforståelser og spørgsmål:

1. Databeskyttelsesforordningen beskytter kun personfølsomme oplysninger

Nej, det er ikke korrekt.

Databeskyttelsesforordningen beskytter både almindelige og følsomme personoplysninger. I forordningen er der således ikke et begreb som ”personfølsom oplysning”

Almindelige personoplysninger kan fx være navn, stilling, uddannelse, adresse, ansættelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, familieforhold mm.

Følsomme personoplysninger er race eller etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, genetiske og biometriske data, helbredsmæssige og seksuelle forhold. Definitionen af følsomme personoplysninger er således udtømmende.

Herudover beskytter databeskyttelsesloven fx cpr.nr. og straffeattester.

2. Hvornår behandler vi egentlig personoplysninger?

Personoplysninger er oplysninger vedrørende en identificeret fysisk person, eller oplysninger, som gør det muligt at identificere en fysisk person.

Alle virksomhedens oplysninger om medarbejdere fx navn, stilling, uddannelse og adresse mm. er således personoplysninger, men det kan også være oplysninger fra en firmabils GPS, der fortæller, hvor medarbejderne opholder sig.

Databeskyttelsesforordningen gælder alle former for elektronisk behandling af personoplysninger typisk i en computer eller manuel behandling i et register fx personalemapper.

Behandling af personoplysninger omfatter alt virksomheden gør, når den indsamler, opbevarer, videregiver, systematiserer eller sletter oplysninger om dets medarbejdere.

Definitionerne af ”personoplysning” og ”behandling” er således meget brede.

3. Er det ok at modtage jobansøgninger på mail?

Ja, til dels.

Datatilsynet har den 30. maj 2018 oplyst på deres hjemmeside, at det som udgangspunkt ikke vil være i strid med databeskyttelsesforordningen, at en virksomhed modtager ansøgninger på mail, så længe de ikke indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

Hvis ansøgningerne indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, kan e-mail formentlig kun bruges, hvis der anvendes kryptering. Se nærmere punktet forneden om kryptering.

Følsomme oplysninger er race eller etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, genetiske og biometriske data, helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Fortrolige oplysninger er en særlig kategori af oplysninger, der ikke er defineret i databeskyttelsesforordningen eller -loven, men hvor særlige beskyttelsesbehov kan have betydning ved anvendelsen af databeskyttelsesreglerne. Fortrolige oplysninger vil herudover ofte følge af særlove.

Ifølge Datatilsynet er en oplysning fortrolig, når oplysningen efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.

Efter Datatilsynets praksis dækker det over de mest private almindelige oplysninger som indtægts- og formueforhold, arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold og dækker også oplysninger om interne familieforhold, f.eks. selvmordsforsøg og ulykkestilfælde.

CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold er også fortrolige personoplysninger.

Du kan læse mere om Datatilsynets opfattelse af, hvad der er fortrolige personoplysninger mm. her https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-personoplysninger/

4. Skal vi som privat virksomhed kryptere vores e-mail?

Siden 2008 har Datatilsynet anbefalet, at private virksomheder anvender kryptering ved transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger med e-mail via internettet. Det har derimod været et krav for offentlige myndigheder siden år 2000.

Den 23. juli 2018 oplyste Datatilsynet, at de fra den 1. januar 2019 kræver, at private virksomheder også krypterer e-mails, der indeholder fortrolige og følsomme personoplysninger.

De private virksomheder har således frem til den 1. januar 2019 til at sikre overholdelse af Datatilsynets nye krav.

Den 20. september 2018 uddybede Datatilsynet det nye krav om kryptering af e-mail for private virksomheder rent teknisk i forhold til konkrete teknologier. Dette er sket på baggrund af en række henvendelser, som tilsynet har modtaget, efter at tilsynet i juli 2018 offentliggjorde sit nye krav om kryptering af e-mail for private virksomheder.

Du kan læse Datatilsynets uddybning her

https://www.datatilsynet.dk/presse-og-nyheder/nyhedsarkiv/2018/sep/teknisk-konkretisering-ift-kryptering-af-e-mail/

5. Hvor længe må vi gemme en ansøgning?

Det er en udbredt misforståelse, at databeskyttelsesforordningen indeholder en fast tidsgrænse for virksomhedernes opbevaring af personoplysninger. Det gør den ikke.

Opbevaring af personoplysninger om jobansøgere udgør en behandling af personoplysninger.

Det betyder bl.a., at virksomheden skal overholde reglerne om god databehandlingsskik dvs. det skal være lovligt, rimeligt og gennemsigtigt. Med andre ord skal opbevaringen have et sagligt, relevant og nødvendigt formål, og virksomheden skal oplyse ansøgeren om sin behandling af dennes personoplysninger.

Herudover skal der også være et lovligt behandlingsgrundlag altså et behandlingshjemmel som fx kontraktopfyldelse og interesseafvejning.

Hvis ansøgeren bliver ansat, kan virksomheden som udgangspunkt opbevare materialet fra rekrutteringsprocessen, mens ansættelsesforholdet løber.

Hvis ansøgeren ikke bliver ansat, så må virksomheden opbevare ansøgning, CV, mv. fx i en jobbank, hvis ansøgeren har givet samtykke til det. Der gælder således et krav om ansøgerens samtykke, udover reglerne om god databehandlings skik.

Det vil dog typisk være lovligt at opbevare oplysningerne fra ansøgere uden deres samtykke i ca. seks måneder i en rekrutteringsproces. Oplysningerne kan også opbevares længere, hvis der er særlige grunde til det i den konkrete rekrutteringsprocessen.

Hvis en ansøgning ikke har virksomhedens interesse, bør den slettes med det samme.

Hvis virksomheden modtager uopfordrede ansøgninger, bør virksomheden fx på sin hjemmeside oplyse, hvordan disse behandles, og hvor længe de opbevares.

6. Vi kan altid indhente en straffeattest, inden vi ansætter en ny medarbejder

Nej, det er ikke lovligt.

Det vil være i strid med reglerne om god databehandlingsskik, herunder kravet om saglighed, relevans og nødvendighed. Se nærmere herom under punkt 5.

Det skal derimod altid vurderes konkret, om det er sagligt mm. at indhente en straffeattest i forhold til den enkelte stilling.

Indhentelse af straffeattest er typisk kun lovligt, hvis et evt. strafbart forhold sammenholdt med den konkrete stilling skaber en nærliggende risiko for, at en forbrydelse af samme karakter kan blive begået under ansættelsen. Fx vil det være lovligt at bede en bogholder fremvise en straffeattest for at sikre, at denne ikke har begået berigelseskriminalitet.

Virksomheden skal herudover indhente et skriftligt samtykke fra ansøgeren, som giver virksomheden lov til at indhente, behandle og opbevare oplysningerne i straffeattesten.

Der findes forskellige former for straffeattester fx privat straffeattest og børneattest.

7. Medarbejderen skal samtykke til behandling af sine personoplysninger i HR

Nej, det skal medarbejderen som udgangspunkt ikke.

Der er andre og bedre behandlingshjemler i databeskyttelsesforordningen fx reglerne om kontraktopfyldelse, interesseafvejning og opfyldelse af retslig forpligtelse, som bør anvendes.

Kun i få tilfælde ved brug af fx følsomme personoplysninger, cpr. nr., straffeattester og billeder på internettet kan samtykke være et krav, hvis der ikke kan findes andre behandlingshjemler.

Kravene til et gyldigt samtykke er strenge navnlig i et ansættelsesforhold, hvor retsforholdet er ulige. Samtykke kan altid trækkes tilbage, og dette skal altid oplyses i samtykkeerklæringen. Derfor er det også en god ide altid at forsøge at finde en anden behandlingshjemmel end samtykke.

8. Hvis medarbejderen har samtykket til behandling af sine personoplysninger, så er det altid i orden at behandle dem

Nej, det er ikke korrekt.

De grundlæggende principper om god databehandlingsskik i databeskyttelsesforordningen skal nemlig altid overholdes, uanset om virksomheden har modtaget medarbejderens samtykke til en specifik behandling.

Det betyder bl.a., at virksomheden altid skal have et sagligt, relevant og nødvendigt formål med sin behandling af de konkrete personoplysninger. Se nærmere herom punkt 5.

9. Hvor længe må vi gemme oplysninger om eksisterende og fratrådte medarbejdere?

Det er en udbredt misforståelse, at databeskyttelsesforordningen indeholder en fast tidsgrænse for opbevaring af personoplysninger. Det gør den ikke.

Efter databeskyttelsesforordningen skal der være et sagligt, relevant og nødvendigt formål med enhver behandling af personoplysninger. Se nærmere herom under punkt 5.

Det gælder både, når I behandler oplysninger om eksisterende og om fratrådte medarbejdere. Personoplysninger kan i denne sammenhæng være fx lønsedler, timesedler, stamkort, korrespondance, påtaler, advarsler, lægeerklæringer, referater fra samtaler mv.

Det følger af forordningen, at personoplysninger ikke må opbevares i et længere tidsrum end nødvendigt, relevant og sagligt i forhold til det formål, som oplysningerne er indhentet til.

Det er en god idé at fastsætte en intern politik for, hvornår personoplysninger slettes, da det ellers løbende skal vurderes, om der stadig er grundlag for at behandle oplysningerne.

Eksisterende medarbejderes personoplysninger kan som udgangspunkt opbevares, så længe ansættelsen består. Fx kan virksomheden opbevare almindelige oplysninger i det omfang, de skal bruges fx som dokumentation for, at der er udbetalt korrekt løn.

Da virksomheden kan have behov for at kunne dokumentere historikken i en personalesag, vil det typisk også være lovligt fx at opbevare en skriftlig advarsel, selvom advarslen i sig selv ikke længere kan danne grundlag for en opsigelse.

Fratrådte medarbejderes personoplysninger kan også opbevares, så længe dette er sagligt, relevant og nødvendigt. Datatilsynet har tidligere accepteret opbevaring af oplysninger om fratrådte medarbejdere i op til fem år efter medarbejderens fratrædelse.

Hvis der verserer en ansættelsesretlig sag om fx en opsigelse eller bortvisning, kan de relevante oplysninger dog opbevares, indtil sagen er afsluttet, ligesom øvrige relevante oplysninger kan opbevares i længere tid, hvis det fx følger af lovgivningen.

Du kan læse mere på Datatilsynets hjemmeside bl.a. følgende vejledninger mm.:

Ofte stillede spørgsmål
https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/ofte-stillede-spoergsmaal/

Generel informationspjece
https://www.datatilsynet.dk/media/6559/generel-informationspjece-om-databeskyttelsesforordningen.pdf

12 spørgsmål du kan stille dig selv om databeskyttelsesforordningen
https://www.datatilsynet.dk/media/6866/12-spoergsmaal-om-forordningen.pdf

Skærpet praksis i forhold til kryptering af e-mail
https://www.datatilsynet.dk/presse-og-nyheder/nyhedsarkiv/2018/jul/skaerpet-praksis-ift-krypteret-e-mail/

Vejledning og skabelon vedr. fortegnelse
https://www.datatilsynet.dk/media/6567/fortegnelse.pdf

Vejledning og skabelon vedr. de registreredes rettigheder
https://www.datatilsynet.dk/media/6893/registreredes-rettigheder.pdf