Klæd lederen på til handling – HR er ikke tankelæser

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Alt for mange virksomheder får en dårligere retsstilling og lider et økonomisk tab pga. lederens passivitet.

Kursus eller seminar i HR-jura også kaldet ansættelsesret, personalejura for ledere. HR-medarbejdere kan også deltage i kurset i HR-jura.

Mange ledere er nemlig i tvivl om helt basale HR-juridiske regler, og det afholder dem fra at være nysgerrige på deres medarbejdere og handle, selvom det er nødvendigt.

HR reagerer typisk først, når lederen har taget action, og det er ofte for sent – HR er jo ikke tankelæser. Når lederen ikke søger hjælp hos HR i tide, eskalerer problemsagerne økonomisk og menneskeligt.

Lederen skal derfor klædes på med en basisviden om de HR-juridiske spilleregler. Så lederen har klokker, der ringer og kontakter HR, så der forebygges i stedet for brandslukkes. Så virksomheden undgår et tab både økonomisk og menneskeligt. Risikoen bliver større dag for dag, fordi der kommer flere komplicerede HR-juridiske regler.

Du kan læse mere om bl.a. indholdet af seminaret i min artikel, “Famler du i blinde som leder – Stil skarpt på hvad du må og ikke må“, hvor de 13 HR-juridiske tips til lederen også indgår.

Book et seminar, hvor lederne får den nødvendige basisviden, så

  • konflikter håndteres, før de bliver store og dyre,
  • medarbejdere føler sig trygge og trives, og
  • virksomheden får en bedre retsstilling og undgår økonomiske tab.

Send mig en mail på na@naydin.dk, så ringer jeg dig op for at drøfte mulighederne for et seminar for jeres ledere.

Ny vejledning om de nye barselsregler

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering offentliggjorde den 11. maj 2022 en ny vejledning om de nye barselsregler.

Vejledningen gælder for forældre til et barn, der er født eller modtaget fra den 2. august 2022. Det er også fra dette tidspunkt, at de nye barselsregler vil være gældende.

Så har du brug for hjælp til at forstå de nye barselsregler og mangler du et et godt opslagsværk, når du fx skal besvare spørgsmål fra ledere eller medarbejdere, skal udarbejde en ny barselspolitik eller revidere jeres eksisterende barselspolitik, er det et godt sted at starte.

Du finder vejledningen her

Udover den nye barselsvejledning er der mere hjælp at hente på Virk.dk, herunder vejledningsmateriale med

  • Huskeliste for medarbejder
  • Huskeliste for arbejdsgiver
  • Skema over varslingsfristerne
  • Vejledningsmateriale i øvrigt

Du finder vejledningsmaterialet her

Tænk dig en ekstra gang om, før du sender en mail med personoplysninger

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

I en ny afgørelse fra Datatilsynet, har tilsynet udtalt alvorlig kritik af en arbejdsgiver, der sender en mail med fortrolige oplysninger om en medarbejder til en hel afdeling.

I den konkrete sag havde en medarbejder klaget over sin arbejdsgiver til Datatilsynet, fordi arbejdsgiveren havde sendt en mail til hele medarbejderens afdeling dvs. ca. 50 medarbejdere om, at der var visse opgaver, medarbejderen ikke kunne varetage, og at dette skyldtes, at medarbejderen var i fertilitetsbehandling.

Medarbejderen havde selv telefonisk orienteret arbejdsgiveren herom, men det betød ikke, at hun havde givet samtykke – efter de strenge krav i Databeskyttelsesforordningen – til at disse oplysninger blev videregivet til kollegaerne.

Du kan læse afgørelsen her

Husk at klæde jeres ledere og medarbejdere på, så de er opmærksomme på altid at dataminimere og kun at behandle personoplysninger, hvis det er Need to Know og ikke Nice to Know. Det gælder navnlig, når der sendes eller videresendes mails med fortrolige eller følsomme personoplysninger. Det går for stærkt nogle gange med at trykke på send-knappen.

Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj

Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk

Må en arbejdsgiver afvise en indsigtsbegæring fra en tidligere medarbejder?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Ja, det må den tidligere arbejdsgiver godt, hvis indsigtsbegæringen er omfattende, og den tidligere medarbejder ikke vil specificere sin begæring.

Det er et spørgsmål, som Datatilsynet har taget stilling til for nyligt.

I en helt ny afgørelse fandt Datatilsynet nemlig ikke grundlag for at tilsidesætte en tidligere arbejdsgivers afvisning af en tidligere medarbejders begæring om indsigt under henvisning til, at begæringen var overdreven.

Den tidligere medarbejder havde klaget til Datatilsynet, da dennes tidligere arbejdsgiver ikke havde efterkommet begæringen om indsigt i al kommunikation, hvori den tidligere medarbejder var nævnt.

Arbejdsgiveren havde forsøgt at få den tidligere medarbejder til at specificere sin begæring, da det ønskede materiale efter flere års ansættelse var omfattende. Dette blev dog afvist af den tidligere medarbejder.

Datatilsynet fastslog i afgørelsen, at en dataansvarlig kan afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til den registrerede i forbindelse med vedkommendes opgavevaretagelse, med henvisning til, at henvendelsen er overdreven.

Du kan både se en video og læse mere om Datatilsynets afgørelse her

Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj

Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk

Husk at der fra 30. april 2022 gælder nye arbejdsmiljøregler om hjemmearbejde

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Kravene til indretning af hjemmearbejde bliver nemlig lempet.

Det betyder, bl.a. at medarbejdere kan arbejde hjemme to dage om ugen, uden at der stilles særlige krav til indretningen af hjemmearbejdspladser.

De særlige krav til indretning af hjemmearbejdspladser, hvor der udføres skærmarbejde, vil efter den 30. april først gælde, når den ansatte regelmæssigt arbejder hjemmefra mere end to dage om ugen set som et gennemsnit over cirka en måned.

Arbejdstilsynet forventes at udarbejde en ny vejledning om hjemmearbejde, ligesom vejledning om skærmarbejde (At-vejledning D.2.3-1) ændres. Den nuværende vejledning (At-vejledning D.2.9-2) om hjemmearbejde bortfalder.
 
Du kan læse mere om de nye regler på Arbejdstilsynets hjemmeside 

Må en arbejdsgiver bruge billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Det blev jeg sidst spurgt om, da jeg underviste ledere i HR-jura i sidste uge.

Mit svar var og fortsat er, at det som udgangspunkt kræver samtykke fra den tidligere medarbejder.

Knap en uges tid efter, den 24. januar 2022 offentliggjorde Datatilsynet en ny afgørelse, som understøtter mit svar foroven.

I afgørelsen udtaler Datatilsynet kritik af en arbejdsgivers brug af billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo, som blev offentliggjort på Facebook. Du kan læse afgørelsen på Datatilsynets hjemmeside her

Du kan læse meget mere om brug af både nuværende og tidligere medarbejderes billeder i Datatilsynets vejledning om persondatabeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold her

Krænkende handlinger – Ved du, hvor grænsen går?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

”De nye idéer, der bliver nævnt under vores afdelingsmøder, er bare for ”svansede””

Det gør du højest sandsynligt ikke, for grænsen er ikke altid let at trække. Det handler nemlig meget om den enkeltes personlige grænser, som kan være forskellig fra person til person, fra relation til relation, fra situation til situation og fra arbejdsplads til arbejdsplads.

Derfor handler det om at skabe en tryg og åben kultur i virksomheden, hvor ledere og medarbejdere klædes på, så de er informeret om reglerne og ikke mindst lærer at håndtere de daglige udfordringer og dilemmaer på arbejdspladsen. Ledere og medarbejdere skal kunne tale om forskelligheder og grænser.

Lederne skal navnlig have fokus på omgangstonen på arbejdspladsen, gå forrest i at skabe rum og plads til, at medarbejdere tør sige fra, når ens personlige, medarbejderes eller kollegaers grænser bliver overskredet. På den måde kan virksomheden forebygge krænkelsessager og skabe bedre trivsel på arbejdspladsen.

Hvad er krænkende handlinger egentlig?

Ifølge Arbejdstilsynet er ”krænkende handlinger”;

“når en eller flere personer groft eller flere gange udsætter andre personer for adfærd, der af disse personer opfattes som nedværdigende.”

”Krænkende handlinger” kan fx være seksuel chikane, mobning, ydmygelser og nedværdigende behandling, sårende bemærkninger, latterliggørelse, ubehagelige drillerier og trusler.

“Seksuel chikane” er uønsket seksuel opmærksomhed fx

  • Sjofle vittigheder og bemærkninger
  • Upassende blikke og nærgående kommentarer om udseende
  • Uønskede berøringer
  • Uønskede opfordringer til sex
  • Nedsættende kommentarer om kvinder eller mænd

“Mobning og andre krænkende handlinger” er fx

  • Bagtalelse eller udelukkelse fra det sociale og faglige fællesskab
  • Ubehagelige bemærkninger og drillerier
  • At blive råbt ad eller latterliggjort
  • Nedvurdering af ansattes job, arbejdsindsats eller kompetencer
  • Nedvurdering pga. alder, seksuel orientering, etnicitet eller religiøs overbevisning

Timing is everything

  • Debatten og opmærksomheden om krænkende handlinger er kommet for at blive. Udover medierne, kunderne og samarbejdspartnerne vil også jobansøgere og nye medarbejdere stille krav og kræve aktiv handling fra virksomhedens side. “Kan du ikke lide lugten i bageriet, så kan du bare….”. Den går ikke længere, for jobansøgere finder sig bare et nyt bageri.
  • Virksomheden bør gribe timingen og arbejde med kulturen på arbejdspladsen for at forebygge krænkende handlinger og øge trivslen.
  • Det er især lederne, der er kulturbærer og rollemodeller. De skal klædes på både juridisk og ledelsesmæssigt, så de kan genkende, forebygge og håndtere krænkende handlinger på arbejdspladsen. De skal sørge for en tryg og ærlig dialog om krænkende handlinger og facilitere denne dialog i sin afdeling. 

Dyrt at forholde sig passivt

  • En kultur, hvor krænkende handlinger tolereres fx ved passivitet, rammer både den enkelte medarbejder og arbejdspladsen hårdt. Følelser og adfærd smitter og skaber følelsesmæssig forurening i virksomheden.
  • Hos den enkelte medarbejder går det ud over arbejdsglæden, det faglige fokus, kvaliteten i arbejdet og kan resultere i højere sygefravær og i sidste ende høj medarbejderomsætning.
  • På arbejdspladsen skaber det dårlig trivsel, lavere produktivitet, risiko for dårlig omtale og krav om bøde, erstatning, godtgørelse mm. efter gældende regler. Det bliver med andre ord dyrt for virksomheden både menneskeligt og økonomisk.

Hvad bør virksomheden gøre?

Her er mine 6 tips til virksomheden:

1. Ledelsen bør have en tydelig holdning, som kommunikeres klart og regelmæssigt ud i virksomheden.

2. Alle henvendelser om krænkende handlinger bør tages alvorligt.

3. Der bør udarbejdes politik og retningslinjer, som ledere og medarbejdere gøres bekendt med.

4. Ledere og nøglemedarbejdere bør klædes på i forhold til relevante lovregler, politikker, værdier mm.

5. Der bør iværksættes konkrete tiltag for at understøtte kulturforandringen i virksomheden, dvs. oplysning og dialog, med workshops, kampagner, plakater, videoer mm.

6. Ledere bør i dagligdagen gå forrest, vise vejen og sætte standarden for en rummelig og respektfuld kultur på arbejdspladsen.

Hvis du vil videre mere

Arbejdstilsynet har udarbejdet materiale om kulturforandring på arbejdspladsen og udarbejdet en vejledning om krænkende handlinger, dialogkort mm., som du kan finde her  https://at.dk/arbejdsmiljoeproblemer/psykisk-arbejdsmiljoe/kraenkende-handlinger/forebyggelse-og-haandtering/

Du kan læse om nogle af de seneste sager, som er blevet omtalt i pressen om krænkelser på arbejdspladsen hos DR og TV2 her

Du er altid velkommen til at kontakte mig med spørgsmål eller kommentarer på na@naydin.dk eller 23 91 27 27.

Skal en arbejdsgiver udlevere en privatlivspolitik til jobansøgere og medarbejdere?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Arbejdsgiveren skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen, således at jobansøgere og medarbejdere er oplyst om, at arbejdsgiveren behandler personoplysninger om dem i forbindelse med rekruttering og ansættelse.

Der er ret omfattende krav til, hvordan arbejdsgiveren indholdsmæssigt skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen.

Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som arbejdsgiveren kan bruge for at opfylde sin oplysningspligt. Du kan finde skabelonen, som bilag A og B i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, se link til vejledningen forneden.

Der er dog ikke formkrav til, hvordan arbejdsgiveren opfylder sin oplysningspligt. En måde at opfylde oplysningspligten på er ved at udarbejde en ”privatlivspolitik”. Det afgørende er, at indholdet af den skrevne tekst til opfyldelse af oplysningspligten efter forordningen, lever op til forordningens krav om oplysningspligt samt kravet om gennemsigtighed dvs. at det skal være nemt at finde og forstå teksten for jobansøgere og medarbejdere.

Du kan læse Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten her

Du kan læse Datatilsynets vejledning om databeskyttelse ved ansættelsesforhold her

HR-jura Community – Din livline

Blive medlem af et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura – Så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din opgave?

Se min video og læs mere her

Hvordan stopper man serie-sexkrænkere?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Den 15. juni 2021 blev jeg interviewet til en artikel i Berlingske, hvor jeg blandt andet kom med mine bud på, hvordan man kan stoppe en serie-sexkrænker. Her er et af mine bud:

»Jeg tror ikke på, at krænkeren alene skaber problemet. Han er del af en kultur og et fællesskab,« siger hun og fortsætter.

»Mange virksomheder har fået gjort arbejdet med at nedskrive deres værdier og politikker, men de får ofte ikke lavet det arbejde, der betyder mest, nemlig at få arbejdet seriøst med kulturen og få kommunikeret internt, hvilke retningslinjer der gælder, og hvordan man som leder eller medarbejder griber ind, hvis man bliver bekendt med krænkelser.«

I artiklen kan du læse flere bud fra mig og to andre eksperter. Artiklen kan kun læses, hvis du er abonnent.

Her er link til artiklen

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 9

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

”Jeg har en dygtig medarbejder, som arbejder meget. Han har ikke tid til at holde ferie, siger han. Vi laver derfor hvert år en aftale om, at han får ferie, som han ikke når at holde i en ferieafholdelsesperiode udbetalt. Det er typisk 3 ugers ferie hvert år, som han får udbetalt.”

Mange ledere glemmer, at ferie skal holdes i indeværende ferieafholdelsesperiode, medmindre der er en feriehindring som fx barsel og sygdom, eller der er tale om den 5. ferieuge. Travlhed er ikke nogen feriehindring. Såfremt al ferie dvs. de 5 uger ikke bliver holdt i ferieafholdelsesperioden pga. travlhed, må arbejdsgiveren kun udbetale den 5. ferieuge til medarbejderen. De øvrige ikke-afholdte ferieuger dvs. 2 uger ifølge citatet foroven, skal afregnes til Arbejdsmarkedets Feriefond eller en privat fond i henhold til overenskomst.

Det er således i strid med ferieloven at udbetale feriepenge svarende til de 3 uger. Sker det alligevel risikerer arbejdsgiveren at skulle betale feriepenge svarende til de 2 uger plus morarenter til Arbejdsmarkeds Feriefond.

Det følger nemlig af ferieloven, at en medarbejder som alt overvejende hovedregel skal holde sin optjente ferie i indeværende ferieafholdelsesperiode. Hvis ferien ikke holdes i ferieafholdelsesperioden, har medarbejderen som udgangspunkt ikke krav på at få udbetalt sine feriepenge, og arbejdsgiveren må heller ikke beholde feriepengene. Denne ordning sikrer, at arbejdsgiveren ikke kan opnå økonomisk gevinst på baggrund af medarbejdernes manglende afholdelse af ferie.

Arbejdsgivere skal hvert år indberette ikke afholdte-feriedage og indbetale feriepengene svarende til disse til Arbejdsmarkedets Feriefond. Indberetningen er arbejdsgiverens dokumentation for, at arbejdsgiveren har gjort ferieregnskabet korrekt op for sine medarbejdere. Fonden foretager hvert år stikprøvekontrol hos virksomheder for at sikre, at ferieregnskabet er korrekt, herunder at ikke afholdte-feriedage er indbetalt inden gældende frist, den 15. november.

Du kan læse mere på Arbejdsmarkedets Feriefonds hjemmeside https://www.aff.dk/

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISK TIP 9 TIL LEDEREN: SEND DINE MEDARBEJDERE PÅ FERIE – OGSÅ FOR DIN EGEN SKYLD

  • Sørg for, at ferien for hver medarbejder bliver planlagt, og afholdt i ferieafholdelsesperioden efter virksomhedens retningslinjer – det er en lederopgave.
  • Forstå at dårlig ferieplanlægning og opfølgning på ferie får konsekvenser for medarbejdernes helbred, virksomhedens arbejdsmiljø og økonomi.
  • Vid at ikke-afholdt ferie kun i begrænset omfang må udbetales til medarbejderen.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

– 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Invester i dig selv – brug januar på at opkvalificere dig, få et hurtigt overblik over de væsentligste HR-juridiske spilleregler, undgå dyre faldgruber, skab bedre ledelseskultur og psykisk arbejdsmiljø.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her