Skal en arbejdsgiver udlevere en privatlivspolitik til jobansøgere og medarbejdere?

Arbejdsgiveren skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen, således at jobansøgere og medarbejdere er oplyst om, at arbejdsgiveren behandler personoplysninger om dem i forbindelse med rekruttering og ansættelse.

Der er ret omfattende krav til, hvordan arbejdsgiveren indholdsmæssigt skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen.

Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som arbejdsgiveren kan bruge for at opfylde sin oplysningspligt. Du kan finde skabelonen, som bilag A og B i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, se link til vejledningen forneden.

Der er dog ikke formkrav til, hvordan arbejdsgiveren opfylder sin oplysningspligt. En måde at opfylde oplysningspligten på er ved at udarbejde en ”privatlivspolitik”. Det afgørende er, at indholdet af den skrevne tekst til opfyldelse af oplysningspligten efter forordningen, lever op til forordningens krav om oplysningspligt samt kravet om gennemsigtighed dvs. at det skal være nemt at finde og forstå teksten for jobansøgere og medarbejdere.

Du kan læse Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten her

Du kan læse Datatilsynets vejledning om databeskyttelse ved ansættelsesforhold her

HR-jura Community – Din livline

Blive medlem af et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura – Så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din opgave?

Se min video og læs mere her

Hvordan stopper man serie-sexkrænkere?

Den 15. juni 2021 blev jeg interviewet til en artikel i Berlingske, hvor jeg blandt andet kom med mine bud på, hvordan man kan stoppe en serie-sexkrænker. Her er et af mine bud:

»Jeg tror ikke på, at krænkeren alene skaber problemet. Han er del af en kultur og et fællesskab,« siger hun og fortsætter.

»Mange virksomheder har fået gjort arbejdet med at nedskrive deres værdier og politikker, men de får ofte ikke lavet det arbejde, der betyder mest, nemlig at få arbejdet seriøst med kulturen og få kommunikeret internt, hvilke retningslinjer der gælder, og hvordan man som leder eller medarbejder griber ind, hvis man bliver bekendt med krænkelser.«

I artiklen kan du læse flere bud fra mig og to andre eksperter. Artiklen kan kun læses, hvis du er abonnent.

Her er link til artiklen

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 10

”I vores virksomhed arbejder vi fleksibelt, og mine medarbejdere arbejder på skæve tider og har selv styr på deres arbejdstid. Som leder blander jeg mig ikke i deres arbejdstimer, så længe de leverer de resultater, som er aftalt.”

Denne holdning hører jeg oftere og oftere fra ledere. Det er en meget moderne og sympatisk holdning. Men mange ledere glemmer, at der er lovgivning om den øvre arbejdstid, selvom der i nogle ansættelseskontrakter står, at der ikke gælder nogen øvre arbejdstid for det pågældende ansættelsesforhold. Det gør der. Det følger nemlig af lov om gennemførsel af arbejdstidsdirektivet, at en lønmodtager ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i en periode over 4 måneder. Det er lederens ansvar at sikre, at denne regel overholdes, også selv om der arbejdes fleksibelt, og medarbejderen selv beder om overarbejde og modtager særskilt betaling for overarbejde.

Flere virksomheder er blevet idømt at betale godtgørelse for overtrædelse af 48 timers reglen. Det er en stor udfordring for virksomheder, når de bliver mødt med en påstand om, at medarbejderen har krav på godtgørelse for overtrædelse af 48 timers reglen på baggrund af medarbejderens egne tidsregistreringer, når lederen ikke selv har styr på, hvor meget medarbejderen rent faktisk har arbejdet.

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISK TIP 10 TIL LEDEREN: HAV STYR PÅ ARBEJDSTIDEN – OGSÅ SELVOM DER ARBEJDES FLEKSIBELT

  • Husk at det er dit ansvar at sikre, at dine medarbejdere ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i en periode over 4 måneder.
  • Som leder kan du ikke fralægge dig dette ansvar, heller ikke ved at aftale det ind i ansættelseskontrakten med medarbejderen.
  • Sørg for at overholde 48-timers reglen – også selvom medarbejderen selv ønsker at arbejde mere og administrerer sin arbejdstid – også selvom medarbejderen får betaling for overarbejde.

KLIK HER FOR AT KØBE ADGANG TIL MIT FOREDRAG (NR. 5) OM ARBEJDTID OG FERIE

14 personalejuridiske spilleregler

Væksthus for Ledelse har torsdag den 4. februar 2021 udgivet min artikel om de 14 personalejuridiske spilleregler for ledere inden for det offentlige.

Væksthus for Ledelse er et samarbejde mellem Kommunernes Landsforening, Danske Regioner samt Forhandlingsfællesskabet og arbejder målrettet og systematisk mod stadig bedre ledelse i kommuner og regioner. Læs mere om væksthus for Ledelse her Formål og baggrund – Lederweb

Du kan læse min artikel forneden:

Undgå brandslukning: Få styr på 14 personale-juridiske spilleregler – Lederweb

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 9

”Jeg har en dygtig medarbejder, som arbejder meget. Han har ikke tid til at holde ferie, siger han. Vi laver derfor hvert år en aftale om, at han får ferie, som han ikke når at holde i en ferieafholdelsesperiode udbetalt. Det er typisk 3 ugers ferie hvert år, som han får udbetalt.”

Mange ledere glemmer, at ferie skal holdes i indeværende ferieafholdelsesperiode, medmindre der er en feriehindring som fx barsel og sygdom, eller der er tale om den 5. ferieuge. Travlhed er ikke nogen feriehindring. Såfremt al ferie dvs. de 5 uger ikke bliver holdt i ferieafholdelsesperioden pga. travlhed, må arbejdsgiveren kun udbetale den 5. ferieuge til medarbejderen. De øvrige ikke-afholdte ferieuger dvs. 2 uger ifølge citatet foroven, skal afregnes til Arbejdsmarkedets Feriefond eller en privat fond i henhold til overenskomst.

Det er således i strid med ferieloven at udbetale feriepenge svarende til de 3 uger. Sker det alligevel risikerer arbejdsgiveren at skulle betale feriepenge svarende til de 2 uger plus morarenter til Arbejdsmarkeds Feriefond.

Det følger nemlig af ferieloven, at en medarbejder som alt overvejende hovedregel skal holde sin optjente ferie i indeværende ferieafholdelsesperiode. Hvis ferien ikke holdes i ferieafholdelsesperioden, har medarbejderen som udgangspunkt ikke krav på at få udbetalt sine feriepenge, og arbejdsgiveren må heller ikke beholde feriepengene. Denne ordning sikrer, at arbejdsgiveren ikke kan opnå økonomisk gevinst på baggrund af medarbejdernes manglende afholdelse af ferie.

Arbejdsgivere skal hvert år indberette ikke afholdte-feriedage og indbetale feriepengene svarende til disse til Arbejdsmarkedets Feriefond. Indberetningen er arbejdsgiverens dokumentation for, at arbejdsgiveren har gjort ferieregnskabet korrekt op for sine medarbejdere. Fonden foretager hvert år stikprøvekontrol hos virksomheder for at sikre, at ferieregnskabet er korrekt, herunder at ikke afholdte-feriedage er indbetalt inden gældende frist, den 15. november.

Du kan læse mere på Arbejdsmarkedets Feriefonds hjemmeside https://www.aff.dk/

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISK TIP 9 TIL LEDEREN: SEND DINE MEDARBEJDERE PÅ FERIE – OGSÅ FOR DIN EGEN SKYLD

  • Sørg for, at ferien for hver medarbejder bliver planlagt, og afholdt i ferieafholdelsesperioden efter virksomhedens retningslinjer – det er en lederopgave.
  • Forstå at dårlig ferieplanlægning og opfølgning på ferie får konsekvenser for medarbejdernes helbred, virksomhedens arbejdsmiljø og økonomi.
  • Vid at ikke-afholdt ferie kun i begrænset omfang må udbetales til medarbejderen.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Invester i dig selv – brug januar på at opkvalificere dig, få et hurtigt overblik over de væsentligste HR-juridiske spilleregler, undgå dyre faldgruber, skab bedre ledelseskultur og psykisk arbejdsmiljø.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 7

”Min medarbejder er sygemeldt og vil ikke besvare mine henvendelser, hverken på telefon eller på mail. Så det nytter ikke noget at kontakte ham, jeg må bare afvente hans raskmelding.”

Nogle ledere er desværre ikke klar over de juridiske muligheder og pligter under en medarbejders sygemelding, som fx pligten til at gennemføre sygefraværssamtaler med sygemeldte medarbejdere senest 4 uger fra 1. sygefraværsdag.

Såfremt medarbejderen er for syg til at deltage i sygefraværssamtalen, må arbejdsgiveren tilbyde en telefonisk samtale. Kan eller vil medarbejderen ikke deltage i en telefonisk samtale, har arbejdsgiveren mulighed for at bede om en lægeerklæring om, at medarbejderen er for syg til at deltage i den telefoniske sygefraværssamtale.

Hvis medarbejderen ikke vil svare på arbejdsgiverens henvendelser uden en god grund eller ikke vil deltage i sygefraværssamtalen og nægter at indhente ovennævnte lægeerklæring, kan arbejdsgiveren give en advarsel og herefter opsige medarbejderen for ikke loyalt at samarbejde med arbejdsgiveren under sygemeldingen.

Såfremt arbejdsgiveren har bedt om dokumentation for selve sygemeldingen i form af en mulighedserklæring eller en fritekst, og medarbejderen ikke afleverer dokumentation inden for en rimelig frist uden god grund, kan arbejdsgiveren i væreste fald bortvise medarbejderen for ulovlig udeblivelse.

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISK TIP 7 TIL LEDEREN: KOM DINE MEDARBEJDERE VED – OGSÅ DE SYGE

  • Følg op på medarbejderens fravær, tag dialogen og gennemfør sygefraværssamtaler – uden at spørge til hvad medarbejderen fejler.
  • Bed om dokumentation (lægeerklæring) om nødvendigt.
  • Lyt til medarbejderens private udfordringer, men påtag dig ikke nødvendigvis at løse dem, medmindre det passer til din ledelsesstil og virksomhedens kultur.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

– 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Invester i dig selv – brug januar måned på at opkvalificere dig, få et hurtigt overblik over de HR-juridiske spilleregler, undgå dyre faldgruber, skab bedre ledelseskultur og psykisk arbejdsmiljø.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 5

Det kan ikke være rigtigt, at jeg skal behandle en gravid medarbejder bedre end de øvrige medarbejdere. Hvorfor må jeg ikke opsige en gravid medarbejder, der ikke performer? Det er jo positiv særbehandling i forhold til de andre medarbejdere.

Nogle ledere kommer desværre ”først i tanke om”, at en medarbejder ikke performer, når medarbejderen har oplyst lederen om, at hun er gravid. Når lederen så ovenikøbet ikke kan dokumentere, at den nu gravide medarbejder tidligere har modtaget påtaler eller advarsler for dårlig performance, bliver det vanskeligt for lederen at løfte den omvendte bevisbyrde for, at opsigelsen ikke har noget at gøre med graviditeten, men alene vedrører den dårlige performance.

Lederen har således ikke sikret sig dokumentation for sin påstand om dårlig performance i rette tid, og nu efter oplysningen om graviditet bliver det meget vanskeligt for lederen at løfte bevisbyrden. Hvorfor det kan blive en dyr sag for virksomheden.

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISKE TIP 5 TIL LEDEREN: KEND DE FORBUDTE KRITERIER – UNGÅ DISKRIMINATION

  • Kend de forbudte kriterier fx køn, graviditet, handicap, alder, etnicitet, seksualitet, religiøs og politisk overbevisning.
  • Lad ikke de forbudte kriterier indgå i dine ledelsesbeslutninger – hverken ved rekrutteringen, under ansættelsen eller ved afskedigelsen.
  • Forstå at dokumentationskravet er højere i sager om mulig diskrimination.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

– 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Brug januar måned på at opkvalificere dig selv, få et hurtigt overblik over de HR-juridiske spilleregler, undgå dyre faldgruber, skab bedre ledelseskultur og psykisk arbejdsmiljø.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 4

”Han vil løse opgaverne på sin egen måde og holder stædigt fast i, at det er den eneste rigtige måde at løse opgaven på, for han er jo specialisten. Jeg har 117 gange sagt, at jeg nogle gange ønsker, at opgaven løses på en anden måde af hensyn til ressourceforbrug, tidsfrister eller kollegaer. Lige lidt hjælper det.”

Mange ledere glemmer eller ved ikke, at det er lederen, der har ledelsesretten, herunder instruktionsbeføjelsen. Så kan lederen i det daglige arbejde ikke blive enig med sin medarbejder om en opgaves løsning, og dette er blevet drøftet flere gange. Så må lederen træde i karakter og tage den endelige beslutning i stedet for at blive handlingslammet og frustreret. Bliver lederens beslutning ikke fulgt, må lederen give en advarsel, i stedet for at blive frustreret over at have sagt de samme ting 117 gange og forholde sig passivt derefter.

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISK TIP 4 TIL LEDEREN – PÅTAG DIG LEDELSE – HUSK DIN LEDELSESRET OG -PLIGT

  • Led og fordel arbejdet – du bestemmer som udgangspunkt, hvem der skal udføre arbejdet, hvornår det skal udføres, og hvordan det skal udføres.
  • Brug din instruktionsbeføjelse/ledelsesret til at sikre at virksomheden kommer i mål og når bedre resultater.
  • Følg op og håndter problemsager fx samarbejdsvanskeligheder, dårlig performance, for stort fravær – du har også pligt til at lede. Tag derfor din lederrolle alvorligt og træd i karakter.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

– 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Brug januar måned på at opkvalificere dig selv, få et hurtigt overblik over de HR-juridiske spilleregler, undgå dyre faldgruber, skab bedre ledelseskultur og psykisk arbejdsmiljø.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her

Ny pjece “Et godt psykisk arbejdsmiljø -forebyg seksuel chikane”

10 anbefalinger om forebyggelse af seksuel chikane fra Arbejdsmiljørådet

Arbejdsmarkedets parter og Arbejdstilsynet har i fællesskab udarbejdet en pjece, som giver anbefalinger til, hvordan man kan forebygge og håndtere seksuel chikane på arbejdspladserne.

Pjecen hedder ”Et godt psykisk arbejdsmiljø – Forebyg seksuel chikane” og bygger på parternes erfaringer og den seneste arbejdsmiljøviden.

Pjecen indeholder bl.a. følgende anbefalinger:

  • Seksuel chikane er uacceptabel
  • Hav klare retningslinjer
  • Brug dialogen som værktøj
  • Det skal være okay at sige fra
  • Klarlæg roller og ansvar
  • Bevar fokus på forebyggelse af seksuel chikane

Du kan læse pjecen her Forebyg seksuel chikane (amr.dk)

Kampagnen “Hvor går grænsen?”

Arbejdsmarkedets parter og Arbejdstilsynet står bag kampagnen, der handler om at beskytte din arbejdsplads og dit arbejdsmiljø mod seksuel chikane.

Du kan læse mere om kampagnen her Om kampagnen (at.dk)

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 3

– HR-juridisk tip 3 til lederen

”Han går bag om min ryg til andre ledere og kollegaer, agerer besserwisser og påpeger mine “fejl” ifølge ham, men han er også dygtig til sit arbejde, så jeg lader ham være.”

Lederen accepterer alt for længe negativ adfærd fra medarbejdere, som er gode til deres arbejde og skaber gode resultater for virksomheden. Når lederen oplever, at en medarbejder taler negativt om lederen, andre ledere, kollegaer, samarbejdspartner og/eller kunder, bør lederen altid gribe ind og tale med medarbejderen herom og meddele, at det ikke er i orden. Alt afhængig af grovheden af de negative udtalelser og de fora, de bliver ytret i, kan lederen give medarbejderen en advarsel, opsigelse eller en bortvisning. Lederen må aldrig vende det blinde øje til, i modsat fald eskalerer konflikten, og der skal brandslukkes igen.

Forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

HR-JURIDISK TIP 3 TIL LEDEREN: FORVENT LOYALITET FRA DINE MEDARBEJDERE – BÅDE I TALE OG ADFÆRD.

  • Forstå at loyalitetsforpligtelsen er en grundlæggende pligt i et ansættelsesforhold, som gælder både leder og medarbejdere.
  • Vær loyal over for dine medarbejdere og forvent loyalitet fra dem.
  • Vær opmærksom på, at medarbejdere har pligt til at være loyale fx ved udtalelser på de sociale medier, i deres interne og eksterne omgang med kollegaer, borgere og samarbejdspartner mm.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her https://naydin.dk/2020/11/16/klaed-lederen-pa-og-fyr-advokaten-online-foredragsraekke-januar-2021/

Del dette: