Hvor længe bør man opbevare oplysninger om jobsøgende, som ikke blev ansat?

Datatilsynet har for nyligt i slutningen af maj 2021 på deres hjemmeside offentliggjort en side med spørgsmål og svar om, hvornår man skal slette oplysninger om de ansøgere, som ikke bliver tilbudt en stilling.

På siden kan du blandt andet læse:

  • Hvor lang tid kan en dataansvarlig opbevare disse oplysninger?
  • Skal en dataansvarlig så opbevare oplysningerne i 3 år?
  • Men har offentlige myndigheder ikke en journaliseringspligt?
  • Hvad nu, hvis en dataansvarlig vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling?

Du kan læse mere på Datatilsynet om

#3 What to do? Rekruttering

Din leder beder dig rekruttere en ny medarbejder til HR. Det skal helst være en frisk medarbejder, siger din leder og oplyser, at hun selv på sin egen LinkedIn profil vil lave et opslag målrettet yngre kvinder inden for HR.

  • Kender du reglerne om diskrimination pga. køn og alder ved rekruttering?
  • Ved du om målrettet visning af jobannoncer på sociale medier til en specifik aldersgruppe eller et specifikt køn kan være i strid med reglerne?
  • Ved du, om virksomheden kan blive ansvarlig for lederens eget opslag på LinkedIn?
  • Er du opdateret på seneste retspraksis fra fx Ligebehandlingsnævnet?

Spørgsmålene er mange – kom med i HR-jura Community, løs dine udfordringer sammen med andre HR-professionelle og undgå dyre faldgruber.

Du tilmelder dig ved at sende mig en mail på na@naydin.dk og skriver ”Tilmelding til HR-jura Community” i emnefeltet. Der er kun plads til max 20 deltagere. Læs mere om HR-jura Community her

To nye afgørelser fra Ligebehandlingsnævnet 

Visning af jobannonce på Facebook
Sagen vedrørte et jobopslag på Facebook, som var indstillet til kun at blive vist til mænd mellem 20 og 43 år. 

Ligebehandlingsnævnet fandt, at indstillingen for visning af annoncen til mænd mellem 20 og 43 år var i strid med forbuddet mod direkte forskelsbehandling på grund af køn og alder, da der var en formodning for, at kvinder eller personer uden for aldersgruppen ikke havde samme mulighed for at komme i betragtning til jobbet. Ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven var derfor overtrådt.

Du kan læse hele afgørelsen her.

Ansøger skulle oplyse fødselsdato ved rekruttering
Sagen handlede om en mand, som mente, at han var blevet udsat for forskelsbehandling på grund af alder, da han i forbindelse med en rekruttering blev bedt om at oplyse sin fødselsdato.

Ligebehandlingsnævnet fandt, at der ikke var påvist faktiske omstændigheder, der gav anledning til at formode, at manden var blevet udsat for aldersdiskrimination i forbindelse med rekrutteringen på trods af oplysningen om fødselsdagsdato. Forskelsbehandlingsloven var derfor ikke overtrådt.

Du kan læse hele afgørelsen her.

Beskæftigelsesministeriets nyere vejledning om forskelsbehandling

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 11

“Som leder er jeg opmærksom på, at jeg skal beskytte personfølsomme oplysninger om mine medarbejdere efter databeskyttelsesforordningen. Men forordningen gælder jo ikke, når vi bare sender mails til hinanden med almindelige personoplysninger som navn, mailadresse, telefonnummer, mm.

Mange ledere glemmer, at databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven gælder både ved behandling af følsomme og almindelige personoplysninger, og at ledere er nøglepersoner, som skal klædes på for at sikre overholdelsen af databeskyttelsesreglerne.

Lederen skal altid sikre sig kun at behandle personoplysninger, hvis det er sagligt og proportionalt, og der er en behandlingshjemmel. Herudover skal lederen sikre sig, at sikkerheden ved persondatabehandling er høj – jo følsommere og fortroligere personoplysninger des højere sikkerhed, fx skal al mailkorrespondance, som indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger krypteres.

Herudover glemmer ledere også, at de ved referencer – både når de modtager, og når de udtaler sig som reference – skal sikre sig, at databeskyttelsesreglerne er overholdes, herunder at der er indhentet et skriftligt samtykke (frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt) fra jobansøgeren.

Brandsluk ikke, forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

LÆS MIT HR-JURIDISK TIP 11 TIL LEDEREN: PAS GODT PÅ PERSONOPLYSNINGER – OGSÅ VED REFERENCER

  • Sørg for at databeskyttelsesforordningen overholdes ved rekruttering, under ansættelse og ved afskedigelse. Også her spiller du en nøglerolle og skal klædes på til situationen.
  • Husk altid kun at behandle personoplysninger, hvis det er sagligt og nødvendigt, og husk, at der skal være en behandlingshjemmel. Det gælder både ved almindelige, følsomme personoplysninger såsom CPR-numre, men også ved oplysninger om strafbare forhold.
  • Når du skal bruge referencer, er det også vigtigt, at du får et skriftligt samtykke fra jobansøgeren. Det skriftlige samtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt.

KLIK HER FOR AT KØBE ADGANG TIL MIT FOREDRAG (NR. 6) OM DATABESKYTTELSE OG HR

Læs også min artikel Persondataret og HR – 9 typiske faldgruber