Arbejdsgivere skal have styr på privatlivspolitikken – Nu varsles tilsyn

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Den 1. juli 2026 meldte Datatilsynet, at de nu igangsætter en række tilsyn med virksomheders overholdelse af oplysningspligten over for ansatte og jobansøgere – efter de persondataretlige regler. Typisk opfyldes oplysningspligten ved udarbejdelse af en privatlivspolitik.

Hvad er oplysningspligten og hvorfor er den vigtig?

Oplysningspligten betyder, at arbejdsgivere aktivt skal informere medarbejdere og jobansøgere om blandt andet:

  • Hvilke personoplysninger I indsamler om dem
  • Formålet med behandlingen
  • Retsgrundlaget for behandlingen
  • Hvor længe oplysningerne opbevares
  • Hvem oplysningerne deles med
  • Hvordan personoplysningerne beskyttes
  • Deres rettigheder (indsigt, sletning mv.)

Oplysningspligten (Privatlivspolitikken) skal være let tilgængelig, letforståelig og den skal løbende opdateres. Den er vigtig, fordi den er helt afgørende for, at medarbejdere og jobansøgere kan gøre deres rettigheder er de persondataretlige regler gældende.

Hvad bør arbejdsgivere gøre nu?

Arbejdsgivere bør tage Datatilsynets meddelelse om tilsyn som en anledning til et compliance-tjek af privatlivspolitikken for at sikre, at de persondataretlige krav til oplysningspligten overholdes.

Du kan læse mere på Datatilsynets hjemmeside.

Vil I være sikre på, at jeres privatlivspolitik holder til et tilsyn?

Kontakt mig for en juridisk gennemgang og sparring på na@naydin.dk.

Hvis du har afklarende spørgsmål, kan du booke HR-jura Sparring og få en 1 times rådgivning med mig.

HR-JURA COMMUNITY – DIN LIVLINE – Tilmelding til ny sæson er åben nu!

“Jeg er virkelig glad for netværket, bedste investering!”

Bliv opdateret på lovgivning, retspraksis mm., vend dine udfordringer og kom i mål med dine arbejdsopgaver. Læs mere her

Hvornår må en arbejdsgiver videregive personoplysninger til en tredjepart i en arbejdsretlig tvist?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Datatilsynet har i en nyere afgørelse fastslået, at en arbejdsgiver lovligt kunne videregive personoplysninger – herunder oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold – til en tredjepart i forbindelse med en arbejdsretlig tvist.

Den konkrete sag handlede om en medarbejder, hvis fagforening klagede over, at arbejdsgiveren havde videregivet personoplysninger til en tredjepart.

Tredjeparten var et familiemedlem til arbejdsgiveren og kollega til medarbejderen.

Videregivelsen skete som led i arbejdsgiverens håndtering af en arbejdsretlig tvist med medarbejderen, hvor tredjeparten fungerede som rådgiver for arbejdsgiveren. Tredjeparten havde også tidligere bistået ved ansættelse af medarbejderen.

Datatilsynet fastslog

  • at videregivelsen forfulgte en legitim interesse
  • at der ikke var grundlag for at tilsidesætte arbejdsgiverens vurdering
  • at videregivelse til en rådgiver i en arbejdsretlig sag var sagligt begrundet
  • at også oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold kunne videregives, når det var nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Datatilsynet fandt derfor, at videregivelsen var sket i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Du kan læse Datatilsynets afgørelse her.

Du kan læse Datatilsynets vejledning om persondatabeskyttelse i ansættelsesforhold her.

HR-JURA COMMUNITY – DIN LIVLINE – Tilmelding til ny sæson er åben nu!

“Jeg er virkelig glad for netværket, bedste investering!”

Bliv opdateret på lovgivning, retspraksis mm., vend dine udfordringer og kom i mål med dine arbejdsopgaver. Læs mere her

En arbejdsgiver må ikke oplyse om baggrunden for en opsigelse

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Datatilsynet udtaler endnu en gang kritik af en arbejdsgiver for at have orienteret hele arbejdspladsen om baggrunden for en opsigelse.

Datatilsynet har for nyligt truffet en afgørelse i en sag, hvor en arbejdsgiver i en mail orienterede hele arbejdspladsen om, at en medarbejder var blevet opsagt pga. bl.a. samarbejdsvanskeligheder.

Arbejdsgiveren oplyste, at det var nødvendigt at oplyse om baggrunden for opsigelsen for at undgå rygtedannelse på arbejdspladsen. Datatilsynet mente dog, at hensynet til den opsagte medarbejder vejede tungere og tillagde det betydning, at orienteringen skete til en videre kreds af personer, og at der blev videregivet detaljerede oplysninger om baggrunden for opsigelsen.

Som arbejdsgiver skal man huske, at det som udgangspunkt er i strid med databeskyttelsesreglerne at oplyse andre om baggrunden for en opsigelse eller en bortvisning af en medarbejder. En sådan oplysning må i hvert fald ikke gå videre, end hvad der er nødvendigt til at iagttage formålet – nemlig at oplyse de relevante personer om en medarbejders fratrædelsen.

Du kan læse den nye afgørelse fra Datatilsynet her

Tænk dig en ekstra gang om, før du sender en mail med personoplysninger

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

I en ny afgørelse fra Datatilsynet, har tilsynet udtalt alvorlig kritik af en arbejdsgiver, der sender en mail med fortrolige oplysninger om en medarbejder til en hel afdeling.

I den konkrete sag havde en medarbejder klaget over sin arbejdsgiver til Datatilsynet, fordi arbejdsgiveren havde sendt en mail til hele medarbejderens afdeling dvs. ca. 50 medarbejdere om, at der var visse opgaver, medarbejderen ikke kunne varetage, og at dette skyldtes, at medarbejderen var i fertilitetsbehandling.

Medarbejderen havde selv telefonisk orienteret arbejdsgiveren herom, men det betød ikke, at hun havde givet samtykke – efter de strenge krav i Databeskyttelsesforordningen – til at disse oplysninger blev videregivet til kollegaerne.

Du kan læse afgørelsen her

Husk at klæde jeres ledere og medarbejdere på, så de er opmærksomme på altid at dataminimere og kun at behandle personoplysninger, hvis det er Need to Know og ikke Nice to Know. Det gælder navnlig, når der sendes eller videresendes mails med fortrolige eller følsomme personoplysninger. Det går for stærkt nogle gange med at trykke på send-knappen.

Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj

Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk

Må en arbejdsgiver afvise en indsigtsbegæring fra en tidligere medarbejder?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Ja, det må den tidligere arbejdsgiver godt, hvis indsigtsbegæringen er omfattende, og den tidligere medarbejder ikke vil specificere sin begæring.

Det er et spørgsmål, som Datatilsynet har taget stilling til for nyligt.

I en helt ny afgørelse fandt Datatilsynet nemlig ikke grundlag for at tilsidesætte en tidligere arbejdsgivers afvisning af en tidligere medarbejders begæring om indsigt under henvisning til, at begæringen var overdreven.

Den tidligere medarbejder havde klaget til Datatilsynet, da dennes tidligere arbejdsgiver ikke havde efterkommet begæringen om indsigt i al kommunikation, hvori den tidligere medarbejder var nævnt.

Arbejdsgiveren havde forsøgt at få den tidligere medarbejder til at specificere sin begæring, da det ønskede materiale efter flere års ansættelse var omfattende. Dette blev dog afvist af den tidligere medarbejder.

Datatilsynet fastslog i afgørelsen, at en dataansvarlig kan afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til den registrerede i forbindelse med vedkommendes opgavevaretagelse, med henvisning til, at henvendelsen er overdreven.

Du kan både se en video og læse mere om Datatilsynets afgørelse her

Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj

Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk

Må en arbejdsgiver bruge billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Det blev jeg sidst spurgt om, da jeg underviste ledere i HR-jura i sidste uge.

Mit svar var og fortsat er, at det som udgangspunkt kræver samtykke fra den tidligere medarbejder.

Knap en uges tid efter, den 24. januar 2022 offentliggjorde Datatilsynet en ny afgørelse, som understøtter mit svar foroven.

I afgørelsen udtaler Datatilsynet kritik af en arbejdsgivers brug af billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo, som blev offentliggjort på Facebook. Du kan læse afgørelsen på Datatilsynets hjemmeside her

Du kan læse meget mere om brug af både nuværende og tidligere medarbejderes billeder i Datatilsynets vejledning om persondatabeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold her

Skal en arbejdsgiver udlevere en privatlivspolitik til jobansøgere og medarbejdere?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Arbejdsgiveren skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen, således at jobansøgere og medarbejdere er oplyst om, at arbejdsgiveren behandler personoplysninger om dem i forbindelse med rekruttering og ansættelse.

Der er ret omfattende krav til, hvordan arbejdsgiveren indholdsmæssigt skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen.

Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som arbejdsgiveren kan bruge for at opfylde sin oplysningspligt. Du kan finde skabelonen, som bilag A og B i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, se link til vejledningen forneden.

Der er dog ikke formkrav til, hvordan arbejdsgiveren opfylder sin oplysningspligt. En måde at opfylde oplysningspligten på er ved at udarbejde en ”privatlivspolitik”. Det afgørende er, at indholdet af den skrevne tekst til opfyldelse af oplysningspligten efter forordningen, lever op til forordningens krav om oplysningspligt samt kravet om gennemsigtighed dvs. at det skal være nemt at finde og forstå teksten for jobansøgere og medarbejdere.

Du kan læse Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten her

Du kan læse Datatilsynets vejledning om databeskyttelse ved ansættelsesforhold her

HR-jura Community – Din livline

Blive medlem af et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura – Så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din opgave?

Se min video og læs mere her

Hvor længe bør man opbevare oplysninger om jobsøgende, som ikke blev ansat?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Datatilsynet har for nyligt i slutningen af maj 2021 på deres hjemmeside offentliggjort en side med spørgsmål og svar om, hvornår man skal slette oplysninger om de ansøgere, som ikke bliver tilbudt en stilling.

På siden kan du blandt andet læse:

  • Hvor lang tid kan en dataansvarlig opbevare disse oplysninger?
  • Skal en dataansvarlig så opbevare oplysningerne i 3 år?
  • Men har offentlige myndigheder ikke en journaliseringspligt?
  • Hvad nu, hvis en dataansvarlig vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling?

Du kan læse mere på Datatilsynet om

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 3

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

– HR-juridisk tip 3 til lederen

”Han går bag om min ryg til andre ledere og kollegaer, agerer besserwisser og påpeger mine “fejl” ifølge ham, men han er også dygtig til sit arbejde, så jeg lader ham være.”

Lederen accepterer alt for længe negativ adfærd fra medarbejdere, som er gode til deres arbejde og skaber gode resultater for virksomheden. Når lederen oplever, at en medarbejder taler negativt om lederen, andre ledere, kollegaer, samarbejdspartner og/eller kunder, bør lederen altid gribe ind og tale med medarbejderen herom og meddele, at det ikke er i orden. Alt afhængig af grovheden af de negative udtalelser og de fora, de bliver ytret i, kan lederen give medarbejderen en advarsel, opsigelse eller en bortvisning. Lederen må aldrig vende det blinde øje til, i modsat fald eskalerer konflikten, og der skal brandslukkes igen.

Forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

HR-JURIDISK TIP 3 TIL LEDEREN: FORVENT LOYALITET FRA DINE MEDARBEJDERE – BÅDE I TALE OG ADFÆRD.

  • Forstå at loyalitetsforpligtelsen er en grundlæggende pligt i et ansættelsesforhold, som gælder både leder og medarbejdere.
  • Vær loyal over for dine medarbejdere og forvent loyalitet fra dem.
  • Vær opmærksom på, at medarbejdere har pligt til at være loyale fx ved udtalelser på de sociale medier, i deres interne og eksterne omgang med kollegaer, borgere og samarbejdspartner mm.

TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”

– 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Se min video, læs mere og tilmeld dig min online foredragsrække her https://naydin.dk/2020/11/16/klaed-lederen-pa-og-fyr-advokaten-online-foredragsraekke-januar-2021/

Del dette:

Klæd lederen på og fyr advokaten – Tip 2

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

”Passive chefer er velmenende idioter. De er fuldstændig destruktive for alle omkring dem, og det er så svært for dem selv at se det. De kan godt se, at deres organisation står i flammer, men de gør simpelthen ikke noget for at løse det. De håber på, at det går væk af sig selv.”

(Citatet er fra en artikel i Djøf, november 2018, som omtaler en ny bog ”Destruktivt ledarskaptre”, som er skrevet af tre svenske forskere Maria Fors Brandebo, Sofia Nilsson og Gerry Larsson.)

Lederens undladelsessynder bliver der skrevet meget om i det ledelsesfaglige miljø. Lederen kritiseres for manglende handlekraft og mod. Passivitet blandt ledere er dog ikke kun et ledelsesmæssigt problem, det er i høj grad også et juridisk problem, som koster virksomheden dyrt.

Som advokat oplever jeg ofte, at sagerne eskalerer på alle tænkelige måder – de bliver mere kompliceret og ressourcekrævende, fordi lederen ikke har handlet i rette tid og italesat problemet. Jeg oplever således også, at ”organisationen står i flammer”, og jeg må brandslukke igen sammen med HR-medarbejdere og ledere. Brandslukningen bliver menneskeligt og økonomisk dyr, og resultatet oftest en lappeløsning, som langt fra er den bedste løsning for de involvererede parter.

Forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.

HR-JURIDISK TIP 2 TIL LEDEREN: WALK THE TALK – PASSIVITET ER RODEN TIL ALT ONDT

  • Lad ikke stå til – problemer med medarbejdere går ikke over af sig selv, de kræver handling. Vis mod og træd i karakter som leder.
  • Passivitet eskalerer kun problemerne og kommer dig til skade som leder – husk passivitetsgrundsætningen.
  • Lyt, udryd misforståelser, afstem forventninger og følg hurtigt op.
  • Giv advarslen om nødvendigt.
6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.

Læs mere om og tilmeld dig min online foredragsrække her https://naydin.dk/2020/11/16/klaed-lederen-pa-og-fyr-advokaten-online-foredragsraekke-januar-2021/