Skal en arbejdsgiver udlevere en privatlivspolitik til jobansøgere og medarbejdere?

Arbejdsgiveren skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen, således at jobansøgere og medarbejdere er oplyst om, at arbejdsgiveren behandler personoplysninger om dem i forbindelse med rekruttering og ansættelse.

Der er ret omfattende krav til, hvordan arbejdsgiveren indholdsmæssigt skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen.

Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som arbejdsgiveren kan bruge for at opfylde sin oplysningspligt. Du kan finde skabelonen, som bilag A og B i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, se link til vejledningen forneden.

Der er dog ikke formkrav til, hvordan arbejdsgiveren opfylder sin oplysningspligt. En måde at opfylde oplysningspligten på er ved at udarbejde en ”privatlivspolitik”. Det afgørende er, at indholdet af den skrevne tekst til opfyldelse af oplysningspligten efter forordningen, lever op til forordningens krav om oplysningspligt samt kravet om gennemsigtighed dvs. at det skal være nemt at finde og forstå teksten for jobansøgere og medarbejdere.

Du kan læse Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten her

Du kan læse Datatilsynets vejledning om databeskyttelse ved ansættelsesforhold her

HR-jura Community – Din livline

Blive medlem af et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura – Så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din opgave?

Se min video og læs mere her

Hvor længe bør man opbevare oplysninger om jobsøgende, som ikke blev ansat?

Datatilsynet har for nyligt i slutningen af maj 2021 på deres hjemmeside offentliggjort en side med spørgsmål og svar om, hvornår man skal slette oplysninger om de ansøgere, som ikke bliver tilbudt en stilling.

På siden kan du blandt andet læse:

  • Hvor lang tid kan en dataansvarlig opbevare disse oplysninger?
  • Skal en dataansvarlig så opbevare oplysningerne i 3 år?
  • Men har offentlige myndigheder ikke en journaliseringspligt?
  • Hvad nu, hvis en dataansvarlig vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling?

Du kan læse mere på Datatilsynet om

Hvilke krav er der til en hjemmearbejdsplads?

Det er arbejdsgiverens pligt at sikre, at hjemmearbejdet foregår sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det betyder, at der på hjemmearbejdspladsen skal være passende inventar og udstyr fx en arbejdsstol, hvor stolesædet og stoleryggen kan indstilles og en skærm, der er adskilt fra tastaturet.

Medarbejderen kan godt bruge sit eget skrivebord, stol og computer, hvis dette inventar og udstyr opfylder kravene. Hvis det ikke er tilfældet, skal arbejdsgiveren på anden måde sørge for andet inventar og udstyr mv. fx ved at give mulighed for hjemtagning af inventar og udstyr fra arbejdspladsen.

Du kan læse mere på Arbejdstilsynets hjemmeside.

Du skal også være opmærksom på databeskyttelsesreglerne, som også gælder for hjemmearbejde. Du kan læse mere herom på Datatilsynets hjemmeside.

What to do? Hjemmearbejde

Din leder beder dig sikre, at jeres hjemmearbejdspladser opfylder reglerne på området, nu hvor hjemmearbejde er kommet for at blive.

  • Kender du reglerne om hjemmearbejdspladser?
  • Ved du hvad arbejdsmiljøreglerne siger?
  • Er du opmærksom på databeskyttelsesreglerne?
  • Har I en politik om hjemmearbejde, som medarbejderne kender?
  • Er der nogen i dit netværk med erfaringer, som du kan trække på?

Spørgsmålene er mange – kom med i HR-jura Community, løs dine udfordringer sammen med andre HR-professionelle og undgå dyre faldgruber.

Du tilmelder dig ved at sende mig en mail på na@naydin.dk og skriver ”Tilmelding til HR-jura Community” i emnefeltet. Der er kun plads til max. 20 deltagere.

HR-jura Community er et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan vende dine udfordringer og få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura og HR, så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din arbejdsopgave. Du kan læse mere her.

#1 What to do? Whistleblowerordning

Din leder beder dig undersøge, om virksomheden skal have en whistleblowerordning, som medierne skriver så meget om.

  • Ved du hvad det nye lovforslag om whistleblowere går ud på?
  • Hvordan går du i gang med at undersøge om I skal have en whistleblowerordning, og hvordan skal den i givet fald være?
  • Hvordan sikrer du, at virksomheden også overholder reglerne om persondatabeskyttelse?
  • Er der andre i dit netværk, som allerede har etableret en ordning, som kan hjælpe dig med det praktiske?

Spørgsmålene er mange – kom med i HR-jura Community, løs dine udfordringer sammen med andre HR-professionelle og undgå dyre faldgruber.

Du tilmelder dig ved at sende mig en mail på na@naydin.dk og skriver ”Tilmelding til HR-jura Community” i emnefeltet.

Der er kun åbent for tilmelding til udgangen af april måned, og der er kun plads til max 20 deltagere. Du kan læse mere her om HR-jura Community din succes er min succes.

Læs min artikel “Skal din virksomhed etablere en whistleblowerordning

Skal din virksomhed etablere en whistleblowerordning?

Den 24. februar 2021 blev udkast til lovforslag om beskyttelse af whistleblowere sendt i høring.

Udkastet til lovforslaget er fremsat med henblik på at implementere EU-direktivet om beskyttelse af whistleblowere. Direktivet skal senest implementeres den 17. december 2021 i Danmark.

Selvom lovforslaget endnu ikke er vedtaget, er det en god idé for private og offentlige arbejdsgivere allerede nu at forberede sig til etablering af intern whistleblowerordning.

Når lovforslaget er vedtaget, vil der komme yderligere nyheder herom på min hjemmeside.

Her får du et hurtigt overblik over de væsentligste punkter i lovforslaget.

Hvilke virksomheder er omfattet?

  • Virksomheder i den private sektor med mellem 50 og 249 medarbejdere skal etablere en whistleblowerordning inden den 17. december 2023.
  • Virksomheder i den private sektor med mellem 250 eller flere medarbejdere samt alle offentlige arbejdsgivere skal etablere en whistleblowerordning inden den 17. december 2021. Dvs. de får en kortere frist, end de mindre virksomheder nævnt foroven.

Hvordan skal whistleblowerordningen etableres?

  • Virksomheden kan etablere en intern whistleblowerordning ved at udpege en upartisk person eller afdeling internt til at varetage ordningen.
  • Virksomheden kan også etablere en intern whistleblowerordning, som leveres eksternt af en uafhængig tredjepart fx en ekstern indberetningsplatformsudbyder, der fx kan samarbejde med en ekstern advokat.
  • Uanset hvilken model virksomheden vælger, skal whistleblowerordningen dog leve op til en række nye krav, herunder processuelle krav for at sikre en bedre beskyttelse af whistlebloweren.

Hvad kan der indberettes om?

  • Indberetninger må kun vedrøre overtrædelser af en række EU-regler og alvorlige lovovertrædelser af EU-ret eller dansk ret eller andre alvorlige forhold. Det kan fx være forhold om strafbare forhold, herunder tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse og overtrædelser af hvidvaskloven.
  • Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet af lovforslaget, medmindre en sådan indberetning vedrører en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, fx seksuel chikane og andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Hvordan er whistlebloweren beskyttet?

  • Ansvarsfrihed hvis whistlebloweren tilsidesætter en lovbestemt tavshedspligt i forbindelse med en indberetning.
  • Forbud mod enhver form for repressalier mod whistlebloweren, herunder afskedigelse, forflytning, lønnedgang mv. som følge af, at han/hun har foretaget en indberetning.
  • Krav på godtgørelse eller genansættelse, hvis whistlebloweren bliver udsat for repressalier som følge af en indberetning.
  • Særlig bevisbyrderegel, hvorefter det er arbejdsgiveren, der skal bevise, at der konkret ikke er tale om repressalier, hvis whistlebloweren beviser at have foretaget en indberetning og have lidt ulempe.
  • Særlig tavshedspligt om indberetningens indhold og whistleblowerens identitet. Der vil dog være mulighed for videregivelse af oplysningerne under visse betingelser.

Du kan læse det nærmere indhold af lovforslaget her

14 personalejuridiske spilleregler

Væksthus for Ledelse har torsdag den 4. februar 2021 udgivet min artikel om de 14 personalejuridiske spilleregler for ledere inden for det offentlige.

Væksthus for Ledelse er et samarbejde mellem Kommunernes Landsforening, Danske Regioner samt Forhandlingsfællesskabet og arbejder målrettet og systematisk mod stadig bedre ledelse i kommuner og regioner. Læs mere om væksthus for Ledelse her Formål og baggrund – Lederweb

Du kan læse min artikel forneden:

Undgå brandslukning: Få styr på 14 personale-juridiske spilleregler – Lederweb