Kære leder, gør det nemmere for dig selv – 10 HR-juridiske tips til lederen

Som leder kan du ikke bare ”outsource” HR-juraen til HR-funktionen. Al personaleledelse starter og slutter med dig, derfor spiller du en afgørende rolle.

Du har den daglige kontakt med medarbejderen, og du oplever som den første udfordringerne fx når medarbejderen har stort fravær, ikke samarbejder, ikke performer, ikke holder ferie, handler illoyalt, skal opsiges eller bortvises. Du skal kende de klassiske faldgruber, tænke HR-juraen tidligt ind i processen og få hjælp i tide, så HR ikke skal være brandslukker igen.

Her er mine råd til dig, hvis du vil gøre det nemmere for dig selv.

1.     Vær på forkant – al personaleledelse starter og slutter med dig

Anerkend at du spiller en nøglerolle i overholdelse af HR-juraen – du er tættest på medarbejderen, ikke HR-funktionen.

Hav overblik over HR-juraen og tænk den ind tidligt i forløbet.

Sørg for skriftlig dokumentation, den er altafgørende.

2.     Walk the talk – passivitet er roden til alt ondt

Lad ikke stå til – problemer med medarbejdere går ikke over af sig selv, de kræver handling. Den mest udbredte fejl blandt ledere er manglende handling, som får uønskede konsekvenser både ledelsesmæssigt og juridisk.

Lyt, afklar misforståelser, afstem forventninger og følg op hurtigst muligt.

Giv advarslen om nødvendigt.

3.     Påtag dig ledelse – husk din ledelsesret og -pligt

Led og fordel arbejdet – for du bestemmer som udgangspunkt, hvem der skal udføre arbejdet, hvornår det skal udføres, og hvordan det skal udføres.

Brug din instruktionsbeføjelse/ledelsesret til at sikre optimal brug af virksomhedens ressourcer.

Følg op og håndter problemsager fx samarbejdsvanskeligheder, dårlig performance, for stort fravær – du har også pligt til at lede. Tag derfor din lederrolle alvorligt og træd i karakter.

4.     Kend de forbudte kriterier – undgå diskrimination

Kend de forbudte kriterier fx køn, graviditet, handicap, alder, etnicitet, seksualitet, religiøs og politisk overbevisning.

Lad ikke de forbudte kriterier indgå i dine ledelsesbeslutninger – hverken ved rekrutteringen, under ansættelsen eller ved afskedigelsen.

Forstå at dokumentationskravet er højere i sager om mulig diskrimination.

5.     Kommuniker klart – giv den nødvendige advarsel

Forstå at du gør alle parter en bjørnetjeneste ved ikke at give den nødvendige advarsel – sagen eskalerer bare.

Husk at en advarsel også sikrer medarbejderens retssikkerhed ved at give chancen for at forbedre sig – der er ofte to sider af samme sag.

Sørg for at de juridiske krav til en advarsel er opfyldt.

6.     Kom dine medarbejdere ved – også de syge

Følg op på medarbejderens fravær, tag dialogen og gennemfør sygefraværssamtaler – uden at spørge til hvad medarbejderen fejler.

Bed om dokumentation (lægeerklæring) om nødvendigt.

Lyt til medarbejderens private udfordringer, men påtag dig ikke nødvendigvis at løse dem (medmindre det passer til din ledelsesstil og virksomhedens kultur).

7.      Send dine medarbejdere på ferie – også for din egen skyld

Sørg for, at ferien for hver medarbejder bliver planlagt, og afholdt i ferieåret efter virksomhedens retningslinjer – det er en lederopgave.

Forstå at dårlig ferieplanlægning og opfølgning på ferie får konsekvenser for medarbejdernes helbred, virksomhedens arbejdsmiljø og økonomi, og at overskydende ferie skal udbetales til medarbejderen og/eller afregnes til feriekonto.

8.     Pas godt på persondata – også ved referencer

Sørg for at persondataloven overholdes ved rekrutteringen, under ansættelsen og ved afskedigelsen.

Få et skriftligt samtykke (frivilligt, informeret og specifikt), både når du giver og modtager personoplysninger fx referencer.

Forstå at beskyttelse af persondata er kommet for at blive – (der kommer en ny persondataforordning med virkning fra maj 2018, hvor kravene til behandling af persondata og sanktionerne skærpes betydeligt.)

9.     Pas på medarbejderens e-mails og sms’er

Vær varsom med at læse medarbejderens e-mails og sms’er, selv hvis du har en mistanke – for straffelovens regler om brevhemmelighed gælder også her.

Få en juridisk vurdering i de konkrete tilfælde både ansættelsesretligt, persondataretligt og strafferetligt, før du skrider til handling.

10.    Undgå brandslukning og søg rådgivning i god tid

Søg altid rådgivning ved vilkårsændring, opsigelse og bortvisning – ansættelsesforholdet er udførligt reguleret.

Fodfejl og lappeløsninger koster – både ledelsesmæssigt, menneskeligt og økonomisk, og alle parter får en dårlig oplevelse.