Kære leder, kom dine medarbejdere ved – også de syge

Lederen får med sikkerhed ofte beskeden: ”Jeg er desværre blevet syg og kan ikke komme på arbejde i dag”. Ifølge Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø sygemelder 142.000 medarbejdere sig hver dag på danske virksomheder.

Dårlig ledelse er ifølge forskningscenteret en af årsagerne til højt sygefravær. Lederen har derfor god grund til at have større fokus på bedre ledelsesfaglig håndtering af sygefravær for at sikre sig det bedst mulige arbejdsmiljø og god trivsel for medarbejderne.

Det kan være svært for lederen at tale med medarbejderen om noget så privat som sygdom, og der er risiko for, at lederen går for tæt på og derfor er bange for at spørge til medarbejderens situation. Herudover er der mange myter om, hvad en leder må og ikke må gøre over for en syg medarbejder, hvilket handlingslammer lederen. Men lederens rolle ved sygefravær er af afgørende betydning – både ved det drypvise fravær og ved længerevarende sygdom.

Ved sygdom er HR-juraen kun lederens hjælpeværkstøj, men HR-juraen kan i sidste ende gøre en forskel for både virksomheden og medarbejderen. Derfor bør lederen vide, hvordan reglerne i store træk er. Det væsentlige budskab til lederen er at følge op på medarbejderens fravær, tage dialogen med medarbejderen og huske at underrette HR-funktionen for at sikre virksomheden sygedagpengerefusion og overholdelsen af fristerne herfor. Det sker ofte, at anmeldelser om sygedagpengerefusion ikke indgives rettidigt, fordi den interne kommunikation er mangelfuld med økonomisk tab til følge for virksomheden.

I store træk skal lederen vide følgende:

Ifølge funktionærloven har en medarbejder lovligt forfald og dermed ret til fuld løn ved fravær på grund af sygdom, der medfører uarbejdsdygtighed. Retten til løn under sygdom er betinget af, at medarbejderen overholder virksomhedens egne regler om sygemelding, fraværsdokumentation og lignende.

Der findes forskellige former for fraværsdokumentation, som virksomheden kan bede om. Efter sygedagpengeloven er medarbejderen efter anmodning fra virksomheden forpligtet til at dokumentere sin sygdom ved skriftlig sygemelding (tro- og loveerklæring), der tidligst kan forlanges virksomheden i hænde på medarbejderens anden fraværsdag.

Virksomheden kan med hjemmel i de ansættelsesretlige regler under sygefraværet også bede medarbejderen om en lægeerklæring, der bekræfter, at medarbejderen er uarbejdsdygtig som følge af sygdom, samt hvor længe fraværet forventes at vare, en såkaldt friattest.

Når sygdommen har varet i mere end 14 dage, kan virksomheden efter funktionærloven anmode medarbejderen om en varighedserklæring enten fra medarbejderens egen læge eller fra en specialist – det afgør virksomheden.

Efter sygedagpengeloven kan virksomheden forlange en mulighedserklæring ved kortvarigt, gentaget eller langvarigt sygefravær. Mulighedserklæringen skal fokusere på de muligheder, medarbejderen har for at udføre arbejdet på trods af sygdommen og består af to dele. Den første del skal indeholde oplysninger om begrænsninger i arbejdsfunktioner og eventuelle skåneinitiativer og udfyldes af virksomhed og medarbejder i fællesskab. Den anden del udfyldes af lægen på baggrund af en samtale med medarbejderen. Mulighedserklæringen berører ikke virksomhedens muligheder for at anmode om en friattest eller varighedserklæring. Udgiften til erklæringerne afholdes som udgangspunkt af virksomheden.

Virksomheden skal give medarbejderen en rimelig frist for, hvornår ovennævnte erklæringer skal være virksomheden i hænde. Hvis medarbejderen meddeler ikke at kunne overholde fristen, og det er uden egen skyld, må virksomheden give en ny frist. Hvis medarbejderen af andre årsager ikke afleverer en lægeerklæring til virksomheden inden det fastsatte tidspunkt, må virksomheden reagere og fx give en advarsel. Om en bortvisning af medarbejderen som følge af manglende eller forsinket erklæring er berettiget vil bero på en konkret vurdering.

Efter sygedagpengeloven skal virksomheden som udgangspunkt indkalde sygemeldte medarbejdere til en personlig sygefraværssamtale, der skal finde sted senest 4 uger efter første sygedag. Formålet med samtalen er at belyse, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Samtalen skal så vidt muligt afholdes ved personligt fremmøde, men hvis sygdommen eller praktiske omstændigheder forhindrer det, kan samtalen holdes telefonisk. Hvis medarbejderen ikke kan eller vil deltage i samtalen, har det ingen indflydelse på den pågældendes sygedagpengeret eller virksomhedens adgang til sygedagpengerefusion.

Hvis medarbejderen ikke vil deltage i sygesamtalen uden rimelig grund, må virksomheden overveje, om det skal have ansættelsesretlige konsekvenser, fx i form af en advarsel. Virksomhedens indhentelse af helbredsoplysninger i forbindelse med sygefraværssamtalen reguleres også af helbredsoplysningsloven. Det er væsentligt som leder at være opmærksom på, at der som udgangspunkt ikke må spørges til, hvad medarbejderen fejler, men lederen kan fx spørge om medarbejderen kan arbejde på halv tid, måske hjemmefra i et vist omfang og hvor længe sygdomsforløbet vil vare.

En sygemeldt medarbejder kan under visse betingelser anmode virksomheden om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, men virksomheden kan afvise at udarbejde planen, hvis der ikke vurderes at være behov for det.

Når medarbejderen modtager fuld løn under sygdom, indtræder virksomheden i medarbejderens ret til sygedagpenge fra medarbejderens opholdskommune efter sygedagpengeloven. Retten til refusion indtræder først efter udløbet af den såkaldte arbejdsgiverperiode på 30 kalenderdage. I særlige tilfælde har virksomheden ret til dagpengerefusion fra 1. fraværsdag, hvilket gælder fx ved graviditetsbetinget sygdom, fleksjob og § 56 – ordningen typisk ved kroniske lidelser.

Virksomheden har efter sygedagpengeloven pligt til at anmelde sygefraværet til kommunen senest 5 uger efter 1. fraværsdag, hvis fraværet strækker sig ud over arbejdsgiverperioden. Er anmeldelsen sket rettidigt, kan virksomheden få refusion med 3 måneders tilbagevirkende kraft. Her er der potentiale for en økonomisk gevinst for virksomhederne, hvis reglerne kendes og overholdes.

Mange medarbejdere er godt forsikrede i tilfælde af sygdom. Det kan være igennem en pensionsordning eller en sundhedsforsikring. Det er derfor en god idé, at lederen og/eller HR-funktionen opfordrer medarbejderen til at kontakte forsikringsselskabet, så medarbejderen får afklaret, om der er hjælp at hente. Har medarbejderen for eksempel en sundhedsforsikring, kan medarbejderen have ret til hurtig behandling på et privathospital, hjælp til fysioterapi, psykolog mv. og derigennem muligvis vende hurtigere tilbage på arbejde.

Revideret uddrag af artikel, HR-jura som ledelsesværktøj udkommet i HR JURA Magasinet nr. 7, 2015, skrevet af Nilgün Aydin. Læs hele artiklen her HR-jura som ledelsesværktøj

Du kan også læse min korte artikel “Må jeg opsige en syg medarbejder, spørger en leder”  her https://wordpress.com/view/naydin.dk