For lederen og medarbejderen kan ordet ”advarsel” i sig selv være angstprovokerende. Det kan være svært for lederen at give en advarsel, fordi det kan føles uforeneligt med samarbejdet og lederens øvrige ledelsesværktøjer. Men når de øvrige værktøjer ikke slår til, kan en advarsel være et nødvendigt skridt for, at medarbejderen indser, at lederen nu mener det alvorligt.
I praksis bruger lederen ikke advarsler som et ledelsesværktøj i nødvendigt omfang. En advarsel kan være en forudsætning for at kunne afskedige en medarbejder uden et retligt efterspil, herunder en forudsætning for at en opsigelse er saglig, eller en bortvisning er berettiget. En advarsel er tillige medarbejderens retssikkerhed for at få en chance for at forbedre sig, inden virksomheden skrider til opsigelse. Ofte har medarbejderen en helt anden oplevelse af lederens samtaler med medarbejderen om dennes performance eller anden adfærd. Der er næsten altid to sider af samme sag, hvorfor en advarsel er et godt ledelsesværktøj til at sikre klar kommunikation for at undgå misforståelser.
Som leder er det vigtigt at vide, at personalesager typisk eskalerer, hvis en advarsel ikke bliver givet. For eksempel sker det ofte, at lederen ”pludseligt kommer i tanke om”, at medarbejderen performer dårligt, efter at lederen er blevet informeret om, at medarbejderen er gravid, eller fylder 60 år efter 20 års ansættelse hos virksomheden. Lederen gør sig selv, virksomheden og medarbejderen en bjørnetjeneste ved at undlade at give advarslen. Det vil gøre en væsentlig juridisk forskel, hvis advarslen blev givet til medarbejderen på det relevante tidspunkt for det relevante forhold, og blev dokumenteret korrekt. Således vil lederen kunne løfte bevisbyrden for sin påstand om, at medarbejderen blev opsagt som følge af dårlig performance og ikke graviditet eller alder, hvilket vil være i strid med henholdsvis ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven. Lederen bør kende betydningen af en advarsel og reglerne herfor.
En advarsel er lederens mulighed for klart og tydeligt at kommunikere over for medarbejderen, at et bestemt forhold eller en bestemt adfærd ved gentagelse vil medføre sanktioner fx opsigelse eller bortvisning.
En skriftlig advarsel er af bevismæssige årsager altid at foretrække, hvis den senere skal kunne føre til opsigelse eller ligefrem bortvisning. Advarslen skal klart beskrive de forhold, som lederen ønsker at påtale, samt hvordan medarbejderen skal ændre de kritisable forhold. Desuden skal det klart fremgå, hvilken konsekvens det har, hvis medarbejderen ikke retter sig efter advarslen. Der er intet formkrav til en advarsel, og den behøver ikke at blive kaldt for en ”advarsel”, det væsentlige er, at ovennævnte elementer fremgår på skrift fx i et mødereferat, en mail, brev, mv. Hvis virksomheden ikke følger op på advarslen, mister den sin virkning. I så fald må virksomheden give en ny advarsel.
En advarsel kan således være et ledelsesværktøj til brug for klar kommunikation.
Revideret uddrag af artikel, HR-jura som ledelsesværktøj udkommet i HR JURA Magasinet nr. 7, 2015, skrevet af Nilgün Aydin. Læs den fulde artikel her HR-jura som ledelsesværktøj
naydin.dk 