Den 29. marts 2023 har Datatilsynet offentliggjort en revideret vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold. Det er en meget relevant vejledning for alle, der arbejder med HR.
Både HR og ledere håndterer en masse personoplysninger om jobansøgere og medarbejdere fra ansættelsesforholdets start til slut. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på den nye vejledning.
Den nye vejledning indeholder både ændringer og præciseringer af de hidtidige databeskyttelsesregler på baggrund af bl.a. Datatilsynets seneste praksis inden for fx følgende områder:
- Samtykke som behandlingsgrundlag under rekruttering og ansættelse
Ifølge den nye vejledning vil et samtykke fra medarbejderen i et ansættelsesforhold sjældent opfylde gyldighedsbetingelsen om, at et samtykke skal være afgivet frivilligt efter databeskyttelsesforordningen pga. det ulige forhold mellem arbejdsgiveren og medarbejderen. Derfor skal arbejdsgiveren så vidt muligt bruge en anden behandlingshjemmel end samtykke, når der behandles personoplysninger om medarbejdere, herunder også kommende medarbejdere i forbindelse med rekruttering. Behandlingshjemlen kan fx være interesseafvejningsreglen.
- Arbejdsgivers adgang til at indhente referencer
Tidligere har udgangspunktet været, at arbejdsgiveren skulle sikre sig et samtykke forud for alle tilfælde af indhentelse og afgivelse af referencer.
Ifølge den nye vejledning skal arbejdsgiveren nu skelne mellem referencer, der gives mundtligt, og referencer, der bliver registreret elektronisk. Kun mundtlige referencer, der registreres elektronisk eller i et manuelt register, og referencer, der gives elektronisk, er omfattet af databeskyttelsesreglerne.
Samtykke må ikke længere bruges som behandlingshjemmel ved indhentelse eller videregivelse af referencer. Det skyldes, som beskrevet i afsnittet foroven, at samtykket ofte ikke vil opfylde betingelsen om at være afgivet frivilligt, og at det derfor ikke kan anses som gyldigt efter databeskyttelsesforordningen. Behandlingshjemlen kan fx være interesseafvejningsreglen.
- Arbejdsgivers adgang til at indhente straffeattester
I den nye vejledning indskærpes det, at arbejdsgiveren skal foretage en konkret vurdering af stillingen, og om indhentelse af straffeattest er saglig og proportional i forhold til den konkrete stilling, og at arbejdsgiveren først skal indhente en straffeattest så langt henne i rekrutteringsprocessen, at jobansøgeren reelt er i betragtning til stillingen.
- Arbejdsgivers brug af medarbejderfotos mm.
I følge den nye vejledning er det fortsat udgangspunktet, at offentliggørelse af medarbejderfotos på virksomhedens hjemmeside kræver samtykke.
Som noget nyt kan arbejdsgiveren i konkrete tilfælde offentliggøre medarbejderfotos med hjemmel i interesseafvejningsreglen. Afgørende i den forbindelse er, om offentliggørelsen er nødvendig af hensyn til arbejdets karakter.
Det kan være en god ide for arbejdsgiveren at gennemgå databeskyttelsespolitikker mm. med henblik på at sikre overholdelse af den nye vejledning.
Du kan læse den nye vejledning her
HR-JURA COMMUNITY – DIN LIVLINE
Bliv løbende opdateret på lovgivning, retspraksis mm., og få sparring om dine udfordringer for at komme i mål med dine arbejdsopgaver. Læs mere her
naydin.dk 