13 tips on HR law for you as a manager in Denmark

Are you also groping blindly as a manager – learn here what you may and may not do as a manager

Do you know the rules which you as manager have the right and duty to follow? Use these simple 13 tips on HR law to become a better manager by communicating clearly and managing safely and efficiently to increase the well-being of the employees and their productivity.

As a manager you often need to act in situations where HR law forms part of the basis of your decision. Therefore, you need to know the rights and obligations of your employees.

Most managers wrongly believe that they can just “outsource” HR law to the HR department. This causes them to grope in darkness in their daily (lack of) management of their employees. They are uncertain as to what they may and may not do. This paralyzes them. They remain passive and do nothing hoping that the challenges will disappear by themselves. But problems don’t just disappear, they escalate. On the other hand, the passivity of the manager causes a lot of frustration with the employees. Their well-being at the workplace decreases which leads to stress-related sick notes.

All HR management starts and ends with the manager. That is why the manager plays a key role. You have the day-to-day contact with the employee and you will be the first one to face the challenges when the employee has excessive absences from work, does not cooperate, underperforms, does not take holidays, is disloyal, is to be terminated with or without notice, etc. You need to improve your knowledge, know your legal tools and options so that you can act efficiently and take on the management role.

Knowing HR law improves your ability to see the options and to make faster and better decisions and to avoid all the pitfalls that are costly for the business – both in management, human and finance terms. With an overview of the legal framework and tools, you will manage safely, clearly and efficiently, thereby creating

  • a successful management role for you
  • trust, safety and well-being for your employees and
  • improved performance of the business

Here are 13 tips on HR law for you as a manager:

1. Stay ahead – HR management begins and ends with you

  • Recognize you play a key role to secure compliance with HR law – you are closer to the employee than the HR department.
  • Get an overview of HR law and take it into account early.
  • Know the legal options so you can think and manage clearly and efficiently.
  • Get documentation in writing.

2. Walk the talk – Doing nothing is the root of all evil

  • Take action – problems with employees don’t go away by themselves, they require action. The most typical mistake among managers is inaction, which has undesirable consequences – both managerial and legal.
  • Listen, clear up misunderstandings and align expectations – follow up as soon as possible.
  • Give a legally correct warning to the employee if necessary.

3. Know the duty of loyalty

  • Understand that the duty of loyalty is a fundamental employment obligation and applies both to managers and employees.
  • Be loyal to your employees and expect loyalty from them.
  • Be aware that the employees have a duty of loyalty when they communicate on social media, with the colleges, managers, customers etc.

4. Take on management – remember your managerial right and duty

  • Lead and distribute work tasks – you decide who, when, and how to work – you have the right of instruction.
  • Use your managerial right to ensure the best use of business resources – follow up and handle any problems.
  • Remember your duty to manage – take your management role seriously and show character.

5. Know the illegal criteria – avoid discrimination

  • Know the illegal criteria such as gender, pregnancy, disability, age, ethnicity, sexuality, religious and political convictions.
  • Do not let them influence your management decisions – whether upon recruitment, during employment or upon dismissal.
  • Understand that documentation requirements are stricter in case of alleged discrimination.

6. Communicate clearly – give the required warning

  • Understand that you do everybody a disfavour by not giving the required warning – the problem will just escalate.
  • Remember that warnings actually give the employees legal certainty – a second chance to improve themselves.
  • Make sure that the legal requirements for a warning are met.

7. Make your employees understand you care – also the sick

  • Follow up on your employee’s absence, engage and have an absence conversation – without asking for information about the sickness.
  • Ask for documentation (medical certificate), if necessary.
  • Listen to your employee’s private issues but do not necessarily help solving them. (depending on your personal management style and the corporate culture of your business)

8. Send your staff on holiday – also for your own sake

  • Ensure that your employees’ holidays are scheduled and held during the holiday year according to the guidelines of the business – this is a manager’s duty.
  • Understand that poor holiday planning and follow-up have consequences for your employees’ health, the working environment and financial performance of the business.

9. Stop harassment and bullying – it is your responsibility too

  • Take action if you experience any form of harassment or bullying and show the employees that they can come to you – speak to both parties.
  • Be aware that you could also be seen as the bully.
  • You are responsible for ensuring that no harassment or bullying takes place at the workplace under working environment, equal treatment and antidiscrimination laws.

10. Manage working time 

  • Remember that it is your responsibility to ensure that no employees work more than 48 hours a week over a period of 4 months.
  • Make sure to observe the 48 hours rule no matter whether the employee wishes to work more, manages his or her working hours or is paid for overwork.

11. Take care of personal data – including references

  • Ensure that you take care of your employee`s personal data and that EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the Act on Supplementary Provisions to the GDPR Protection Act are observed upon recruitment, during employment and at dismissal.
  • Get a written consent (freely given, specific, informed and unambiguous), both when you give and receive personal data such as references.

12. Beware of the employee’s emails and text messages

  • Be careful not to read your employee´s emails and messages, even if you have a suspicion – the secrecy of correspondence protected by the Criminal Code also applies here.
  • Get legal advice – both on HR law, Personal Data law and criminal law, before you take action.

13. Avoid firefighting and get advice in good time

  • Always get legal advice when changing employment terms or terminating employees with or without notice – employment is highly regulated.
  • Mistakes are costly – both in terms of management, human and financial costs.

This article was written by Nilgün Aydin, lawyer specializing in HR law and Personal Data law.

If you need any advice, sparring or seminars on Danish HR law or Personal Data Protection law please contact me on na@naydin.dk.

You can find the Danish version of this article here on my website  https://naydin.dk/2017/11/07/famler-du-ogsaa-i-blinde-som-leder-stil-skarpt-paa-hvad-du-maa-og-ikke-maa/

Famler du også i blinde som leder? – stil skarpt på, hvad du må og ikke må


Ved du hvilke juridiske spilleregler, du som leder har ret- og pligt til at lede efter?

–  Bliv en skarpere leder – brug de 13 HR-juridiske tips til at kommunikere klart, skabe trivsel og produktivitet.

Som leder skal du ofte handle i situationer, hvor HR-juraen indgår i dit beslutningsgrundlag. Derfor bør du kende til ret og pligt for dine medarbejdere.

De fleste ledere tror fejlagtigt, at de bare kan ”outsource” HR-juraen til HR-funktionen. Dette resulterer i, at de famler i blinde i deres daglige (manglende) ledelse af deres medarbejdere. De er usikre på, hvad de må og ikke må. Det handlingslammer dem. Derfor forholder de sig passivt og håber, at udfordringerne forsvinder af sig selv. Det gør problemerne bare ikke, de eskalerer derimod. Lederens passivitet fører på den anden side til stor frustration blandt medarbejderne. De mister respekten, tilliden til lederen og troen på retfærdighed på arbejdspladsen. Deres trivsel falder og fører ofte til stress-sygemeldinger mm.

Al personaleledelse starter og slutter med lederen, og dermed spiller lederen en afgørende rolle. Du har den daglige kontakt med medarbejderen, og oplever som den første udfordringerne fx når medarbejderen har stort fravær, ikke samarbejder, ikke performer, ikke holder ferie, handler illoyalt, skal opsiges eller bortvises. Du skal være skarp, kende dine juridiske værktøjer og muligheder, så du kan handle effektivt og påtage dig at lede.

Med kendskab til HR-juraen ser du klarere dine muligheder for at træffe hurtigere og bedre beslutninger og ikke mindst styre uden om alle de faldgruber, som er dyre for virksomheden – både ledelsesmæssigt, menneskeligt og økonomisk. Med overblik over de juridiske rammer og værktøjer vil du lede tydeligt og effektivt, derigennem skabe

  • succes i din lederrolle,
  • tillid, tryghed og trivsel hos dine medarbejdere, og
  • bedre resultater for virksomheden

Her er 13 HR-juridiske tips til dig som leder

1.  Vær på forkant – al personaleledelse starter og slutter med dig

Hav overblik over HR-juraen og tænk den ind tidligt i forløbet.

Kend de juridiske muligheder, så du kan tænke klart og lede tydeligt.

Anerkend du spiller en nøglerolle i overholdelse af HR-juraen – du er tættest på medarbejderen, ikke HR-funktionen.

Sørg for skriftlig dokumentation, den er altafgørende.

2. Walk the talk – passivitet er roden til alt ondt

Lad ikke stå til – problemer med medarbejdere går ikke over af sig selv, de kræver handling. Den mest udbredte fejl blandt ledere er manglende handling, som får uønskede konsekvenser både ledelsesmæssigt og juridisk.

Lyt, afklar misforståelser, afstem forventninger og følg op hurtigst muligt.

Giv advarslen om nødvendigt.

3. Kend loyalitetsforpligtelsen – loyalitet går begge veje

Vid at loyalitetsforpligtelsen er en grundlæggende pligt i et ansættelsesforhold og gælder både leder og medarbejdere.

Vær loyal over for dine medarbejdere og forvent loyalitet fra dem.

Vær opmærksom på, at medarbejdere har pligt til at være loyale fx når de udtaler sig på de sociale medier, påtager sig nyt arbejde under en fritstillingsperiode, som ikke må være konkurrerende.

4. Påtag dig ledelse – husk din ledelsesret og -pligt

Led og fordel arbejdet – du bestemmer som udgangspunkt, hvem der skal udføre arbejdet, hvornår det skal udføres, og hvordan det skal udføres.

Brug din instruktionsbeføjelse/ledelsesret til at sikre at virksomheden kommer i mål og når bedre resultater.

Følg op og håndter problemsager fx samarbejdsvanskeligheder, dårlig performance, for stort fravær – du har også pligt til at lede. Tag derfor din lederrolle alvorligt og træd i karakter.

5. Kend de forbudte kriterier – undgå diskrimination

Kend de forbudte kriterier fx køn, graviditet, handicap, alder, etnicitet, seksualitet, religiøs og politisk overbevisning.

Lad ikke de forbudte kriterier indgå i dine ledelsesbeslutninger – hverken ved rekrutteringen, under ansættelsen eller ved afskedigelsen.

Forstå at dokumentationskravet er højere i sager om mulig diskrimination.

6. Kommuniker klart – giv den nødvendige advarsel

Forstå at du gør alle parter en bjørnetjeneste ved ikke at give den nødvendige advarsel – sagen eskalerer bare.

Husk at en advarsel også sikrer medarbejderens retssikkerhed ved at give chancen for at forbedre sig – der er ofte to sider af samme sag.

Sørg for at de juridiske krav til en advarsel er opfyldt.

7. Kom dine medarbejdere ved – også de syge

Følg op på medarbejderens fravær, tag dialogen og gennemfør sygefraværssamtaler – uden at spørge til hvad medarbejderen fejler.

Bed om dokumentation (lægeerklæring) om nødvendigt.

Lyt til medarbejderens private udfordringer, men påtag dig ikke nødvendigvis at løse dem, medmindre det passer til din ledelsesstil og virksomhedens kultur.

8. Stop mobning/chikane – det er også dit ansvar

Grib aktivt ind, hvis du oplever mobning – vis medarbejderne at de kan komme til dig – tal med både mobber og offer.

Vær opmærksom på, at du selv kan blive opfattet som mobber.

Du har ansvaret for, at mobning ikke finder sted på arbejdspladsen efter arbejdsmiljø-, ligebehandlings- og forskelsbehandlingsloven, m.fl.

9.  Send dine medarbejdere på ferie – også for din egen skyld

Sørg for, at ferien for hver medarbejder bliver planlagt, og afholdt i ferieåret efter virksomhedens retningslinjer – det er en lederopgave.

Forstå at dårlig ferieplanlægning og opfølgning på ferie får konsekvenser for medarbejdernes helbred, virksomhedens arbejdsmiljø og økonomi.

Vid at overskydende ferie skal udbetales til medarbejderen og/eller afregnes til feriefonden.

10. Hav styr på arbejdstiden – også selvom der arbejdes fleksibelt

Husk at det er dit ansvar at sikre, at dine medarbejdere ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i en periode over 4 måneder.

Sørg for at overholde 48-timers reglen – også selvom medarbejderen selv ønsker at arbejde mere og administrerer sin arbejdstid – også selvom medarbejderen får betaling for overarbejde.

11. Pas godt på personoplysninger – også ved referencer

Sørg for at persondataloven og -forordningen (databeskyttelsesforordningen) overholdes ved rekrutteringen, under ansættelsen og ved afskedigelsen.

Få et skriftligt samtykke (frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt) både når du giver og modtager personoplysninger fx referencer.

Der er en ny persondatalov (databeskyttelseslov) på vej, som supplerer persondataforordning. Den vil være gældende fra 25. maj 2018, hvor kravene til behandling af personoplysninger og sanktionerne skærpes betydeligt.

12. Pas på medarbejderens e-mails og sms’er

Vær varsom med at læse medarbejderens e-mails og sms’er, selv hvis du har en mistanke – for straffelovens regler om brevhemmelighed gælder også her.


Få en juridisk vurdering i de konkrete tilfælde både ansættelsesretligt, persondataretligt, strafferetligt mm., før du skrider til handling

13. Undgå brandslukning og søg rådgivning i god tid

Søg altid rådgivning før du overvejer vilkårsændring, opsigelse og bortvisning – ansættelsesforholdet er et retsforhold, som i høj grad er reguleret, og det er derfor nemt at træde ved siden af.

Fodfejl og lappeløsninger koster – både ledelsesmæssigt, menneskeligt og økonomisk, og alle parter får en dårlig oplevelse.

Hvis du synes, at denne artikel er interessant og gerne vil modtage flere nyheder fra mig, kan du tilmelde dig mit nyhedsbrev “HR-juridiske tipsher

Du kan også læse

Min artikel HR-jura som ledelsesværktøj http://www.e-pages.dk/hrjura/10/54

Min post om lederens ledelsesret og -pligt http://kortlink.dk/naydin/rn8g