Arbejdsgivers håndtering af fratrådt medarbejders e-mailkonto – Hvad gælder?  

Dette spørgsmål bliver jeg ofte spurgt om – og i lyset af Datatilsynets nyere afgørelse, hvor en virksomhed fik alvorlig kritik for at tilgå en fratrådt medarbejders private e-mailkonto på arbejdscomputeren i forbindelse med en tvist mellem parterne – får emnet fornyet interesse.

Derfor får du et hurtigt overblik over, hvordan du som arbejdsgiver skal forholde dig i forhold til medarbejderens personlige e-mailkonto (tilhørende virksomheden) på arbejdscomputeren.

Når en medarbejder er fratrådt eller fritstillet og ikke har adgang til sin personlige e-mailkonto på arbejdspladsen, anses arbejdsgiverens håndtering af e-mailkontoen for behandling af personoplysninger. Derfor er denne håndtering omfattet af de persondataretlige regler, som arbejdsgiveren skal sikre overholdelsen af.

I Datatilsynets seneste vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold fra marts 2023 er blandt andet følgende retningslinjer beskrevet for arbejdsgiverens håndtering af en fratrådt medarbejders e-mailkonto:

  • Arbejdsgiveren skal hurtigst muligt fjerne medarbejderens personlige oplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer og billede fra virksomhedens hjemmeside mm.
  • Arbejdsgiveren skal snarest muligt sætte et auto-svar på e-mailadressen med besked om, at medarbejderen er fratrådt. Arbejdsgiveren kan i auto-svaret med fordel overveje at angive, hvortil vedkommende i stedet kan sende sin henvendelse.
  • Arbejdsgiveren må kun holde e-mailkontoen aktiv i en periode (maksimalt 12 måneder), der er så kort som mulig. Hvad der forstås med ”så kort som muligt” er ikke nærmere defineret af Datatilsynet, men det fremgår af retningslinjerne, at der skal tages hensyn til medarbejderens stilling og funktion.
  • Arbejdsgiveren skal sikre, at kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere har adgang til den fratrådte medarbejders e-mailkonto.
  • Arbejdsgiveren må kun bruge e-mailkontoen til at modtage e-mails, og ikke afsende e-mails. Som undtagelse hertil bemærkes det dog, at man gerne må benytte e-mailkontoen til at videresende private mails til medarbejderens private e-mailkonto.
  • Arbejdsgiveren skal sikre, at reglerne om de registrerede rettigheder, herunder oplysningspligt, indsigt mv. overholdes og kan med fordel som en del af personalepolitikken forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mailkonti samt oplyse medarbejderne herom på forhånd.

Det kan i øvrigt være en god ide, at arbejdsgiveren i forbindelse med en medarbejders fratræden drøfter håndteringen af medarbejderens e-mailkonto med medarbejderen, herunder i forhold til, om medarbejderen ønsker, at private e-mails videresendes til medarbejderens private e-mailadresse.

Du kan læse Datatilsynets nye afgørelse, hvor en virksomhed fik alvorlig kritik for at tilgå en fratrådt medarbejders private e-mailkonto her.

Du finder Datatilsynets seneste vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold her

Hvem kan en arbejdsgiver betragte som ”selvtilrettelægger”?

Den konkrete sag handlede om en specialkonsulent (akademiker), som var ansat i et ministerium uden højeste arbejdstid, og som havde mulighed for hjemmearbejdsdage samt indflydelse på komme- og gå tider.

Medarbejderen havde i flere perioder arbejdet mere end 48 timer om ugen. Medarbejderen var omfattet af en kollektiv overenskomst på det statslige område, som indeholdt arbejdstidsregler, herunder 48-timers reglen og undtagelsen hertil om selvtilrettelæggere.

Efter medarbejderens fratræden anlagde hun en sag mod sin tidligere arbejdsgiver med en påstand om, at arbejdsgiveren har overtrådt 48-timers reglen.

Arbejdsgiveren gjorde gældende, at medarbejderen var selvtilrettelægger og dermed omfattet af undtagelsen til 48-timers reglen.

Medarbejderen gjorde gældende, at hun ikke havde haft væsentlig indflydelse på tilrettelæggelsen af sit arbejde, hvorfor hun ikke var selvtilrettelægger og dermed undtaget fra 48-timers reglen.

Dommeren skulle derfor tage stilling til, om medarbejderen kunne anses for selvtilrettelægger og dermed være undtaget fra 48-timers reglen, eller om der var sket en overtrædelse af 48-timers reglen.

Dommeren fastslog,

  • at det måtte bero på en konkret vurdering af medarbejderens ansættelsesvilkår, om hun kunne anses for selvtilrettelægger,
  • at en medarbejder skal have væsentlig indflydelse på både arbejdstidens længde og arbejdets tilrettelæggelse for at være selvtilrettelægger,
  • at arbejdsgiveren i sin beskrivelse af medarbejderens muligheder for fleksibilitet tog en række forbehold,
  • at medarbejderens mulighed for at tilrettelægge arbejdet var begrænset af en række møder fastlagt af arbejdsgiveren, herunder tre ugentlige “check-in-møder”, ”budgetmøder” hver mandag og ”afdelingsmøder” hver torsdag,
  • at medarbejderens indflydelse på arbejdstidens længde og arbejdets tilrettelæggelse ikke havde et omfang, der kunne betegnes som væsentligt,
  • at medarbejderen derfor ikke var selvtilrettelægger og derfor ikke var undtaget fra 48-timers reglen,
  • at der dog ikke var sket brud på 48-timers reglen, idet reference-perioden i den kollektive overenskomst var 12 måneder.

Der var således ikke sket en overtrædelse af 48-timersreglen, og arbejdsgiveren blev frifundet.

Du kan læse hele afgørelsen her faglig voldgifts afgørelse af 7. januar 2025 i sag nr. FV2023-915.

Du kan læse mere om arbejdstidsloven, herunder 48-timers reglen og krav om arbejdstidsregistrering i min artikel her.

Ny guide om personoplysninger – få et hurtigt overblik

Det er en meget bred definition af personoplysninger, som i praksis kan være svær at forstå. Derfor har Datatilsynet for nyligt givet deres vejledning om personoplysninger en “makeover”, hvor du kan få et hurtigt overblik over følgende:

  • Hvad er personoplysninger?
  • Hvad er behandling af personoplysninger?
  • Hvornår må man behandle personoplysninger?
  • Hvordan må man behandle oplysninger om personnummer?

Du kan læse Datatilsynets guide her.

Du kan læse mere om de grundlæggende begreber inden for persondatabeskyttelse her

Surrogatforældre får ret til orlov med barselsdagpenge

Baggrunden for de nye regler er, at Folketinget den 19. december 2024 vedtog nye regler om ret til fravær og barselsdagpenge efter barselsloven til forældre ved surrogataftaler, surrogatmor og stedbarnsadoptanter.

Formålet med de nye regler er at anerkende og støtte forskellige familieformer og sikre, at alle forældre får mulighed for at tage sig af deres nyfødte børn.

Ifølge Social- og Boligministeriet kommer der hvert år op imod 100 børn til Danmark som følge af kommercielle surrogataftaler i udlandet – et tal, der vurderes at være stigende. 

Med de nye regler bliver det nu muligt for

  • Begge surrogatforældre at blive anerkendt som retlige forældre i Danmark og dermed få selvstændig ret til fravær og barselsdagpenge efter barselsloven. Det kan du læse mere om her.
  • Surrogatmor at få ret til fravær med barselsdagpenge efter barselsloven, hvis hun er socialt sikret i Danmark. Det kan du læse mere om her
  • Stedbarnsadoptant at få ret til fravær med barselsdagepenge efter barselsloven. Det kan du læse mere om her.

Du kan også læse mere i lovforslaget, som vedtaget, her.

Arbejdsgiver skal sikre et chikanefrit arbejdsmiljø, hvor medarbejder ikke kaldes “Shish kebab”- Det kostede arbejdsgiveren 250.000 kr.

Spørgsmålet i den konkrete sag var, om arbejdsgiveren havde forskelsbehandlet en medarbejder pga. race og etnisk oprindelse i form af chikane og i forbindelse med opsigelse af medarbejderen i strid med forskelsbehandlingsloven.

En tidligere medarbejder klagede over sin tidligere arbejdsgiver til Ligebehandlingsnævnet, fordi hun mente at arbejdsgiveren havde forskelsbehandlet hende pga. race og etnisk oprindelse i forbindelse med, at hun blev udsat for chikane, da en medarbejder tiltalte hende ”shish kebab” og ”shish” i stedet for hendes navn “Ayse”. Herudover mente hun også, at opsigelsen af hende kort tid efter, at hun havde gjort arbejdsgiveren bekendt med chikanen, var forskelsbehandling.

Ligebehandlingsnævnet fastslog

  • at udtalelserne ”shish kebab” og ”shish” var udtryk for chikane,
  • at arbejdsgiveren ikke havde opfyldt sin pligt til at sikre et chikanefrit arbejdsmiljø efter forskelsbehandlingsloven og derfor skulle betale 25.000 kr. i godtgørelse for chikane,
  • at medarbejderen havde gjort ledelsen opmærksom på chikanen, og kort tid herefter blev opsagt,
  • at der var en nær tidsmæssig sammenhæng mellem oplysningen om chikanen og opsigelsen,
  • at arbejdsgiveren ikke havde godtgjort, at ligebehandlingsprincippet ikke var blevet krænket og skulle derfor betale en godtgørelse på 225.000 kr. svarende til 6 måneders løn for opsigelsen.

Arbejdsgiveren blev således både dømt for ikke at have sikret et chikanefrit arbejdsmiljø og for at have opsagt medarbejderen, som gjorde opmærksom på chikanen af hende. Det kostede arbejdsgiveren i alt 250.000 kr.

Du kan læse Ligebehandlingsnævnets afgørelse (KEN nr 10192 af 27/11/2024) her.

Du kan læse forskelsbehandlingsloven her.

Hvad koster det, hvis en arbejdsgiver overtræder den nye whistleblowerlov?

Den konkrete sag handlede om en medarbejder, som i april 2022 indberettede mulige lovovertrædelser via arbejdspladsens whistleblowerordning.  I juni 2022 fik medarbejderen – uden varsel eller kritik for sin opgavevaretagelse – frataget sin primære arbejdsopgave, som han havde varetaget i mange år, hvilket han oplevede som en straf (repressalie) for sin whistleblowerindberetning. Medarbejderen sygemeldte sig herefter og blev opsagt i slutningen af december 2022.

Det følger af whistleblowerloven

  • at en whistleblower ikke må udsættes for repressalier som følge af en indberetning efter whistleblowerloven,  
  • at repressalier omfatter handlinger, der påfører eller kan påføre whistlebloweren uberettiget skade, og
  • at arbejdsgiveren bærer bevisbyrden for, at ulemper, som en whistleblower bliver udsat for, ikke udgør repressalier som følge af en indberetning. 

Københavns Byret fastslog

  • at medarbejderen i april 2022 indberettede mulige lovovertrædelser via whistleblowerordningen,
  • at han i juni 2022 fik frataget sin primære arbejdsopgave, som var til ulempe for medarbejderen,
  • at der var en tidsmæssig og indholdsmæssig sammenhæng mellem indberetningen og arbejdsgiverens beslutning om fratagelse af opgaven, 
  • at arbejdsgiveren ikke havde løftet bevisbyrden for, at fratagelse af opgaven ikke var repressalier som følge af indberetningen, og
  • at medarbejderen derfor var blevet udsat for repressalier i strid med whistleblowerloven. 

Godtgørelsen blev fastsat til 100.000 kr. svarende til to måneders løn.

Københavns Byrets dom af 2. oktober 2024 i sag nr. BS-33549/2023-KBH.

Du kan læse whistleblowerloven her.

Arbejdsgivere har pligt til at omplacere medarbejdere med handicap – Højesteret har nu talt!

Dommen er principiel og præciserer omfanget af arbejdsgiverens tilpasningsforpligtelse efter forskelsbehandlingsloven og har betydning for, hvordan arbejdsgivere skal håndtere medarbejdere, der ikke længere kan udføre deres nuværende arbejde på grund af handicap.

Den konkrete sag handlede om en medarbejder ansat i fleksjob som socialrådgiver på 20 timer ugentligt på Rigshospitalet. Da hendes helbred blev forværret, kunne hun fremover kun arbejde 10 timer om ugen.

Da medarbejderens stilling ikke kunne tilpasses fra 20 til 10 timer om ugen, undersøgte arbejdsgiveren (Region Hovedstaden) muligheden for omplacering inden for hendes afdeling, men ikke i hele regionen. Da der ikke var en ledig stilling i hendes afdeling, blev medarbejderen opsagt.

Højesteret fastslog,

  • at arbejdsgiveren havde pligt til at undersøge og eventuelt tilbyde omplacering til ledige stillinger i hele regionen,
  • at det er en forudsætning, at der er mindst én ledig stilling, som den pågældende kan varetage,
  • at medarbejderen var kompetent, egnet og disponibel til at varetage en konkret ledig stilling som socialrådgiver hos arbejdsgiveren,
  • at arbejdsgiveren ikke kunne nøjes med at henvise medarbejderen til selv at søge ledige stillinger via en jobportal,
  • at arbejdsgiveren ikke havde dokumenteret, at det ville indebære en uforholdsmæssig stor byrde at omplacere medarbejderen til den ledige stilling, og
  • at den manglende omplacering derfor var en overtrædelse af tilpasningsforpligtelsen i forskelsbehandlingsloven.

Medarbejderen blev tilkendt en godtgørelse på ni måneders løn.

Du kan læse Højesteretsdom af 3. december 2024 (BS-19728/2024) her.

Du kan læse forskelsbehandlingsloven her.

Du kan læse om Beskæftigelsesministeriets vejledning om forskelsbehandlingsloven her.

Til julefrokosten, ser du en kollega befamle en meget beruset kollega – Hvad vil du gøre?

De færreste ledere ved præcist, hvordan de skal gribe den slags sager an, men følger du disse 5 overordnede råd, er du som leder allerede godt på vej, skriver Arbejdstilsynet på deres hjemmeside.

  1. Forebyg seksuel chikane
  2. Tag alle situationer og henvendelser alvorligt​  
  3. Tag snakken og undersøg situationen  
  4. Vurdér situationen – og gør noget    
  5. Søg viden og sparring  

Læs Arbejdstilsynets vejledning til arbejdsgivere her.

Læs Arbejdstilsynets kampagne, “Hvor går grænsen?” her.

Løngennemsigtig – få et hurtigt overblik

  • Med direktivet ønsker EU at styrke princippet om lige løn til mænd og kvinder for samme arbejde eller arbejde af samme værd
  • Direktivet blev vedtaget 10. maj 2023 og skal implementeres i dansk ret senest den 7. juni 2026
  • Direktivet komme til at gælde alle private og offentlige arbejdsgivere
  • Arbejdsgiveres rapporteringspligt træder i kraft senest den 7. juni 2027 og skal baseres på lønoplysninger fra kalenderåret 2026
  • Der er ikke fremsat et lovforslag til implementering af direktivet i dansk ret endnu
  • at styrke håndhævelse af reglerne om ligeløn i EU
  • at fremme gennemsigtighed omkring løn 
  • at styrke medarbejderes ret til oplysninger om løn, så de kan gøre deres ret til lige løn gældende
  • Arbejdsgiver skal oplyse om løn ved ansættelse og må ikke spørge til lønhistorisk
  • Medarbejder har ret til at anmode om lønoplysninger
  • Arbejdsgiver skal bruge objektive og kønsneutrale kriterier til fastsættelse af løn
  • Arbejdsgiver skal årligt oplyse medarbejdere om deres ret til at få lønoplysninger
  • Arbejdsgiver har pligt til at rapportere lønforskelle
    • Årligt – hvis mere end 250 medarbejdere. Første gang 7/6 2027
    • Hvert tredje år – hvis ml. 150-249 medarbejdere. Første gang 7/6 2027
    • Hvert tredje år – hvis ml. 100-149 medarbejdere. Første gang senest den 7/6 2031
    • Kan undtages – hvis mindre end 100 medarbejdere
  • Arbejdsgiver skal udarbejde en fælles lønvurdering med medarbejderrepræsentanterne ved lønforskel på over 5 %, hvis forskellen ikke kan forklares med objektive, kønsneutrale kriterier, og ikke er rettet op inden for seks måneder.
  • Du kan læse Løngennemsigtighedsdirektivet her

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV (EU) 2023/970 af 10. maj 2023 om styrkelse af anvendelsen af princippet om lige løn til mænd og kvinder for samme arbejde eller arbejde af samme værdi ved hjælp af løngennemsigtighed og håndhævelsesmekanismer

  • Du kan læse mere om lige løn og løngennemsigtighed her

En ikke-overenskomstdækket arbejdsgiver skal oplyse fleksjobber om sammenlignelig overenskomst

Det fremgår af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, at hvis en ikke-overenskomstdækket arbejdsgiver ansætter en medarbejder i fleksjob, skal løn- og arbejdsvilkårene for ansættelsesforholdet tage udgangspunkt i en relevant, sammenlignelig overenskomst, hvis en sådan findes. I forarbejderne til loven står der, at det er muligt at fravige overenskomsten ved en aftale mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

Den konkrete sag handlede om en medarbejder i fleksjob hos en ikke-overenskomstdækket arbejdsgiver. Medarbejderen mente, at arbejdsgiveren skulle betale ham pensionsbidrag som led i ansættelsen. Det fremgik af ansættelsesaftalen, at medarbejderen var ansat som kontorassistent, og efter hans forklaring blev det lagt til grund, at han hovedparten af tiden var beskæftiget med kontor- og butiksarbejde.

Arbejdsgiveren havde ved ansættelsen oplyst, at der ikke var knyttet en pensionsordning til ansættelsen, hvilket medarbejderen havde accepteret. Men parterne havde ikke drøftet, hvorvidt der fandtes en relevant, sammenlignelig overenskomst.

Derfor mente medarbejderens fagforening, at ansættelsesforholdet burde tage udgangspunkt i en konkret overenskomst, der havde en obligatorisk pensionsordning, og at medarbejderen derfor havde krav på efterbetaling af pension. 

Landsretten lagde vægt på,

  • at pligten til at tage udgangspunkt i en relevant, sammenlignelige overenskomst må betyde, at medarbejderen skal gøres bekendt med, hvilken overenskomst der er den sammenlignelige, da medarbejderen ellers ikke kan tage stilling til, om vedkommende er indforstået med at fravige overenskomsten,
  • at formålet med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats må antages bl.a. at være at beskytte arbejdstagerens rettigheder, og at bestemmelsen må forstås på en måde, så den ikke bliver reelt indholdsløs,
  • at medarbejderen ikke forud for ansættelsesaftalens indgåelse var blevet gjort bekendt med, at aftalen skulle tage udgangspunkt i HK’s overenskomst for så vidt, angik løn og øvrige arbejdsvilkår,
  • at konsekvensen heraf pga. formålet med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats måtte være, at medarbejderen under sin ansættelse mindst havde haft de rettigheder, som fulgte af overenskomsten, herunder for så vidt angik indbetalingen af pensionsbidrag, og
  • at det ikke kunne føre til en anden vurdering, at medarbejderen forud for ansættelsesaftalens indgåelse udtrykkeligt var blevet gjort bekendt med, at der ikke var knyttet indbetaling af pensionsbidrag til ansættelsen, og at dette ikke var til forhandling.

Arbejdsgiveren blev dømt til at efterbetale et beløb svarende til pensionsindbetaling for ansættelsesperioden til medarbejderen.

Vestre Landsrets dom af 18. september 2024 i sagen BS-30689-24.

Du kan læse lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, herunder den relevante bestemmelse i sagen foroven §122 her.