Når en arbejdsgiver indhenter oplysninger om pas og straffeattester ved rekruttering

I den konkrete sag vurderer Datatilsynet, at arbejdsgiveren overholder persondatabeskyttelsesreglerne.

Datatilsynet valgte af egen drift at indlede en undersøgelse af arbejdsgiverens behandling af personoplysninger i forbindelse med, at arbejdsgiveren indhenter kopi af pas og straffeattester på ansøgere som led i rekruttering til stillinger i virksomheden.

Datatilsynet lagde i sin afgørelse vægt på

  • at der er særlige forhold, der gør sig gældende i forhold til den konkrete arbejdsgiver, herunder det meget store antal personer, som virksomheden beskæftiger, og den helt særlige risiko for kriminalitet og terror,
  • at arbejdsgiveren konkret har vurderet nødvendigheden af at indhente de pågældende oplysninger for de enkelte stillingskategorier i virksomheden, og
  • at indhentelsen af oplysningerne sker på det senest mulige tidspunkt i rekrutteringsprocessen.

Du kan læse Datatilsynets afgørelse af 5. september 2024 her.

120-dages reglen igen igen igen

Den konkrete sag handlede om en medarbejder (funktionær), som blev opsagt efter 120-dages reglen i funktionærloven. Arbejdsgiveren sendte opsigelsen med anbefalet brev kl. 16.41 på den 120. sygedag efter almindelig arbejdstids ophør. Medarbejderen modtog brevet på den 122. sygedag, hvor hun fortsat var sygemeldt.

Medarbejderen mente,

  • at den 120. sygedag først kunne anses for udløbet efter kl. 23.59 på den 120. sygedag, dvs. ved døgnets udløb,
  • at hvis der kunne opsiges inden døgnets udløb, var opsigelsen stadig ikke afgivet efter udløbet af de 120 sygedage, fordi hun i en periode havde haft en del overarbejde efter normal arbejdstids ophør kl. 15, og
  • at opsigelsen derfor var ugyldig.

Landsretten fastslog,

  • at medarbejderens normale arbejdstid lå i tidsrummet mellem kl. 8.30 og kl. 15.00, hvorfor indleveringen af opsigelsesbrevet 7. juni 2023, kl. 16.41 var afgivet efter arbejdsdagens ophør,
  • at opsigelsesbrevet var kommet frem til medarbejderen 9. juni 2023, altså på den 122. sygedag, hvor medarbejderen fortsat var sygemeldt,
  • at det forhold, at medarbejderen havde haft overarbejde i en periode ikke kunne anses for at ændre, hvornår medarbejderens normale arbejdstid lå, og
  • at opsigelsen derfor var gyldig.

Arbejdsgiveren blev frifundet.

Hvad betyder 120-dages reglen i funktionærloven?
En funktionær kan opsiges med et forkortet opsigelsesvarsel på 1 måned plus løbende måned efter 120-dages reglen i funktionærlovens § 5, stk. 2, hvis følgende betingelser alle er opfyldt:

  • 120-dages reglen skal være skriftligt aftalt.
  • Der skal være et sygefravær med løn i 120 dage inden for 12 måneder.
  • Opsigelsen skal ske, mens funktionæren stadig er syg.
  • Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage.

Der er afsagt mange domme om den korrekte brug af 120-dages reglen, derfor er det en god ide altid at søge rådgivning, inden en arbejdsgiver opsiger en medarbejder efter denne regel.

Du kan også læse min artikel “Ny højesteretsdom om 120-dages reglen igen igen“, hvor Højesteret den 19. december 2023 har fastslået, at opsigelse efter 120-dages reglen skal ske inden for 10 kalenderdage.

Du kan finde funktionærloven her

HR-jura Community – din livline

Kæmper du også med at sortere i informationsstrømmen om ny lovgivning, retspraksis og tendenser inden for HR-jura og samtidig få løst dine mange arbejdsopgaver?   

Som medlem af HR-jura Community får du løbende: HR-juridisk opdatering af ny lovgivning og retspraksis, sparring og erfaringsudveksling og hjælp til at få løst dine arbejdsopgaver. Du kan læs mere og tilmelde dig her. 

Må en arbejdsgiver spørge om statsborgerskab?

Den konkrete sag handlede om en tidligere medarbejder (klager) med ikke danskklingende navn og en anden etnisk oprindelse end dansk. I forbindelse med at hun blev ansat hos arbejdsgiveren, blev hun bedt om at dokumentere sit statsborgerskab i form af fremvisning af pas, da ansættelseskontrakten skulle underskrives – efter at hun havde fået at vide, at hun havde fået jobbet. Der blev i øvrigt ansat to andre medarbejdere i samme tidsrum som hende, som ikke blev bedt om at dokumentere deres statsborgerskab.

Den tidligere medarbejder gjorde gældende,

  • at hun i forbindelse med kravet om at dokumentere sit statsborgerskab blev udsat for forskelsbehandling pga. national og/eller etnisk oprindelse i strid med forskelsbehandlingsloven.

Arbejdsgiveren gjorde gældende,

  • at rekrutteringsprocessen havde ført til ansættelse af medarbejderen,
  • at hun desværre selv valgte at fratræde sin stilling inden for kort tid,
  • at arbejdsgiveren verificerede kandidaters statsborgerskab, og såfremt det blev konstateret relevant under ansættelsessamtalen, blev kandidaten bedt om dokumentation for arbejds- og opholdstilladelse. Baggrunden herfor er, at en arbejdsgiver har pligt til at sikre, at en kommende medarbejder har gyldig arbejds- og opholdstilladelse i Danmark efter gældende lovgivning.

Ligebehandlingsnævnet vurderede,

  • at medarbejderen ikke havde påvist faktiske omstændigheder, der gav anledning til at formode, at hun blev udsat for forskelsbehandling pga. hverken sin nationale eller etniske oprindelse,
  • at anmodningen om dokumentation for statsborgerskab ikke udgør forskelsbehandling, når det sker for at sikre overholdelse af kravene til arbejds- og opholdstilladelser efter gældende lovgivning,
  • at begrebet ”national oprindelse” i forskelsbehandlingsloven ikke omfatter statsborgerskab, og at det derfor ikke er i strid med forskelsbehandlingsloven at anmode om sådanne oplysninger.

Den tidligere medarbejder fik ikke medhold i sin klage.

Du kan læse hele afgørelsen, KEN nr. 9653 af 06/06/2024, her

”Det var fantastisk godt” – Sagde en leder overrasket

Du kan læse om min kampagne: Online HR-jura boost for ledere – krydsfeltet Ledelse og HR-jura.

Med en mindre indsats kan virksomheder få et stort udbytte, hvis de klæder deres ledere på, så de får et overblik over de HR-juridiske spilleregler på arbejdspladsen, fordi;

  • lederne nu er klædt på til at handle og ikke at forholde sig passivt
  • lederne nu kan være trygge i lederrollen og kommunikere klart
  • ledere nu kan forebygge ressourcekrævende personalesager
  • HR ikke behøver at bruge så meget tid på at brandslukke.
  1. Vær på forkant – al personaleledelse starter og slutter med dig
  2. Walk the talk – passivitet er roden til alt ondt
  3. Husk loyalitetspligten
  4. Påtag dig ledelse – husk din ledelsesret og -pligt
  5. Kend de forbudte kriterier – undgå diskrimination
  6. Kommuniker klart – giv den nødvendige advarsel
  7. Kom dine medarbejdere ved – også de syge
  8. Stop mobning/chikane – du har også et ansvar
  9. Send dine medarbejdere på ferie – det er bedst for alle på sigt
  10. Hav styr på arbejdstiden – også selvom der arbejdes fleksibelt
  11. Pas på medarbejderens e-mails og sms’er
  12. Pas godt på persondata – allerede ved referencetagning/-givning
  13. Undgå brandslukning og søg rådgivning i god tid ved advarsler, opsigelser og bortvisninger

Du kan læse min artikel om mine 13 HR-juridiske tips til ledere her.

Jeg tilbyder både halve og hele dages undervisning af ledere – også online. Det er også muligt med mere tilpasset indhold og varighed som online seminar af fx 2-3 timers varighed.

Du er altid velkommen til at kontakte mig på telefon 23 91 27 27 eller på mail na@naydin.dk.

Vores ledere fik rigtig meget med og taler meget begejstret om Nilgün og kurset, HR-jura for ledere. Så kun ros og anerkendelse herfra. Det var virkelig godt.” PIA BUGGE, SENIOR HR MANANGER hos FERRING PHARMACEUTICALS

En omgang undervisning i HR-jura for ledere, jeg ikke kan anbefale nok. Virkelig lærerigt, og dertil er Nilgün en drøm af en underviser.” KAJTA FELDSTEIN, PARTNER hos KEEPERS ApS

“Jeg er forholdsvis ny leder – og for mig var det konkret og umiddelbart brugbart. Mange eksempler. Og et klart budskab om at komme ud af busken. Jeg synes idéen med en række opmærksomhedspunkter virkede super godt. Og for mig gik de 3 timer hurtigt, hvilket er et godt tegn på, at budskaberne har været tydelige, og at oplægsholderen havde et inspirerende drive. Nilgün var fantastisk – faglig dygtig, indlevende, energisk, sprudlende, fuld af energi – ufarlig (det var “let” at stille spørgsmål”).” DELTAGER FRA EN FINANSIEL VIRKSOMHED

Virkelig inspirerende og lærerig masterclass, HR-jura for ledere, Nilgün faciliterede hos Absalon.” LOUISE LUND KORTBEK, TEAMLEDER hos PROFESSIONSHØJSKOLEN ABSALON

“Tak for et spændende oplæg i går på vores masterclass for chefer og ledere på Professionshøjskolen ABSALON. Det gav nogle virkelig lærerige drøftelser om dilemmaer og ageren i krydsfeltet mellem HR-jura og ledelse.” KRISTIAN ØRNSHOLT, PROFESSIONSHØJSKOLEDIREKTØR hos ABSALON

Jeg har haft fornøjelsen af at deltage i online foredragsrækken ”Klæd lederen på og fyr advokaten”, hvilket gav mig en super god update på mange af de regler, jeg skal have styr på i en HR funktion. Omfanget på 6 gange af ca.1 times varighed var helt perfekt, idet det var let at få indpasset i dagens andre opgaver. Nilgün formidlingsevne var formidabel set i relation til at ansættelses- og persondataretten til tider, kan være lidt ”tung” stof. Der er ingen tvivl om, at Nilgün er meget vidende på området. Som et ekstra plus er jeg glad for, at jeg har fået både præsentationen og optagelsen tilsendt – det giver mulighed for at gense foredraget, og dermed også have tid til at gå i dybden med de særlige områder, jeg skal have fokus på i fremtiden.” LENE LUNDQUIST, HR-KONSULENT hos DANMARKS JÆGERFORBUND

“Jeg har deltaget i foredragsrækken ”Klæd lederen på og fyr advokaten”, det er nogle suveræne gode små foredrag, som kommer vidt omkring indenfor hvert sit retsområde. Jeg har brugt foredragsrækkerne som genopfriskning og som inspiration til, hvordan jeg har kunne klæde lederne endnu bedre på. Hvis du tænker HR Jura er kedeligt og tørt, så kan jeg love dig for at Nilgün Aydin leverer fakta og paragraffer med en fantastisk energi og engagement, som jeg sjældent har oplevet. Kommunikationen er klar og tydelig, og har du brug for uddybning, så leveres dette også.” JETTE WEINREICH OLSEN, HR-MANAGER hos MALMOS A/S

Ny årsberetning fra Ligebehandlingsnævnet

I årsberetningen kan du læse artikler om emner, der har været særligt aktuelle i 2023, herunder blandt andet forskelsbehandling på grund af etnicitet, køn og handicap.

Ikke overraskende fremgår det af årsberetningen, at sager om forskelsbehandling på grund af handicap udgjorde størstedelen af de sager, Ligebehandlingsnævnet afgjorde. Det kan blandet andet skyldes, at det kan være svært at vurdere, hvornår en medarbejder har et handicap efter forskelsbehandlingsloven. Fx kan længerevarende sygefravær også være omfattet af handicapbeskyttelsen, det vil i praksis betyde, at arbejdsgiveren kan have en pligt til at iværksætte fornødne tilpasningsforanstaltninger for at fastholde medarbejderen.

Ligebehandlingsnævnet er et uafhængigt klageorgan, som alle kan klage gratis til, hvis de bliver forskelsbehandlet pga. køn, race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, national, social eller etnisk oprindelse. Du kan læse mere om muligheden for at klage her .

Du kan læse Ligebehandlingsnævnets årsberetning for 2023 her.

Du kan læse forkelsbehandlingsloven her og ligebehandlingsloven her.

Du kan også læse min artikel om den nye vejledning om forskelsbehandling fra Beskæftigelsesministeriet her.

Er der styr på restferie eller skal der varsles?

Ferieafholdelsesperioden udløber 31. december 2024. Hvis en arbejdsgiver vil undgå at aftale overførsel af restferie eller at udbetale restferie, så skal arbejdsgiveren huske at varsle afholdelse af restferie med 1 måned.

I ferieåret fra 1. september 2023 til og med 31. august 2024 optjener en lønmodtager 5 ugers ferie (25 feriedage). Ferien skal som hovedregel holdes i ferieafholdelsesperioden fra 1. september 2023 til og med 31. december 2024.

Der er flere medarbejdere, som på nuværende ikke har holdt alle 25 feriedage og har restferie på op til 10 feriedage tilbage. Derfor skal arbejdsgiveren være opmærksom på følgende regler i ferieloven: 

De 4 ferieuger (20 feriedage)

  • De 20 ud af de 25 feriedage skal holdes og kan ikke overføres til næste ferieafholdelsesperiode eller udbetales.
  • Hvis ikke de 20 feriedage holdes, skal arbejdsgiveren indbetale feriepenge svarende til de feriedage, som ikke er holdt til Arbejdsmarkedets Feriefond.
  • Hvis en medarbejder pga. en feriehindring fx barsel eller længerevarende sygdom har fået overført ferie fra et tidligere ferieår, skal den ferie, som medarbejderen var forhindret i at holde, også holdes senest den 31. december 2024.

Den 5. ferieuge (5 feriedage)

  • Den 5. ferieuge kan aftales overført til næste ferieafholdelsesperiode fra den 1. september 2024 til og med den 31. december 2025.
  • Hvis arbejdsgiveren og medarbejderen aftaler at overføre ferie, skal aftalen om dette være indgået senest den 31. december 2024.
  • Hvis arbejdsgiveren og medarbejderen ikke aftaler overførsel af den 5. ferieuge, skal arbejdsgiveren automatisk udbetale den 5. ferieuge til medarbejderen senest den 31. marts 2025.

Du kan læse mere i ferieloven her

Du kan læse mere om arbejdsgiveres pligt til at indberette og indbetale ikke-afholdte feriedage til Arbejdsmarkedets Feriefond her.

HR-jura Community – din livline

Kæmper du også med at sortere i informationsstrømmen om ny lovgivning, retspraksis og tendenser inden for HR-jura og samtidig få løst dine mange arbejdsopgaver?   

Som medlem af HR-jura Community får du løbende: HR-juridisk opdatering af ny lovgivning og retspraksis, sparring og erfaringsudveksling og hjælp til at få løst dine arbejdsopgaver. Du kan læs mere og tilmelde dig her. 

Må en arbejdsgiver spørge til alder under en jobsamtale?

Det fremgår af forskelsbehandlingsloven,

  • at en arbejdsgiver ikke må forskelsbehandle lønmodtagere eller ansøgere til ledige stillinger ved ansættelse, opsigelse, forflyttelse, forfremmelse eller med hensyn til løn- og arbejdsvilkår pga. alder mm.,
  • at en arbejdsgiver ikke må anmode om oplysninger om en ansøgers alder ved indlevering, indsendelse, uploading og indtastning m.v. af jobansøgning.
  • at det er den, der anser sig for krænket, som skal påvise faktiske omstændigheder, som giver anledning til at formode, at der udøves forskelsbehandling, hvorefter det påhviler modparten at bevise, at ligebehandlingsprincippet ikke er blevet krænket (Delt bevisbyrde).

Den konkrete sag handlede om en jobansøger, som mente, at han pga. alder var blevet forskelsbehandlet, fordi han blev spurgt ind til sin alder under en jobsamtale. Arbejdsgiveren var dog uenig heri og mente, at jobansøgeren var blevet spurgt ind til sine tidligere stillinger og erhvervserfaring for at få oplyst hans kompetence- og personlighedsprofil, og at afslaget ikke skyldtes alderen.

Ligebehandlingsnævnet vurderede,

  • at forskelsbehandlingsloven ikke forbyder at spørge ind til alder under en jobsamtale og
  • at jobansøgeren ikke havde påvist faktiske omstændigheder, som gav anledning til at formode, at han var blevet udsat for forskelsbehandling pga. alder.

Arbejdsgiveren blev frifundet.

Du kan læse hele afgørelsen KEN nr. 9573 af 24/05/2024 her

Du kan læse forskelsbehandlingsloven her

Har en gravid medarbejder krav på forlængelse af en tidsbegrænset ansættelse?

I den konkrete sag blev arbejdsgiveren dømt til at betale medarbejderen en godtgørelse på 25.000 kr., fordi det var i strid med ligebehandlingsloven, at arbejdsgiveren ikke tilbød forlængelse af medarbejderens tidsbegrænset ansættelse under graviditet.

Sagen handlede om en kvindelig medarbejder, som klagede til Ligebehandlingsnævnet over forskelsbehandling på grund af køn i forbindelse med, at hendes arbejdsgiver ikke havde forlænget hendes tidsbegrænsede ansættelse, mens hun var gravid.  

Medarbejderen og hendes arbejdsgiver havde nemlig i en mailkorrespondance drøftet en eventuel mulighed for at forlænge ansættelsen. En måneds tid efter oplyste medarbejderen sin arbejdsgiver om, at hun var graviditetsbetinget sygemeldt, hvorefter hun ikke fik forlænget sin ansættelse.

Ligebehandlingsnævnet vurderede, at mailkorrespondancen mellem medarbejderen og arbejdsgiveren skabte en formodning for, at hun var blevet udsat for forskelsbehandling på grund af køn. Herefter skulle arbejdsgiveren bevise, at ligebehandlingsprincippet ikke var overtrådt. Nævnet vurderede, at denne bevisbyde ikke var blevet løftet af arbejdsgiveren under hensyntagen til mailkorrespondancen mellem medarbejderen og arbejdsgiveren.

Medarbejderen blev tilkendt en godtgørelse på 25.000 kr.

Du kan læse nævnets afgørelse KEN nr. 9401 af 12/04/2024 her

Det er et år siden den nye ansættelsesbevislov trådte i kraft – Hvad er status?

Det er ærgerligt, fordi det både kan give anledning til en række tvister, om hvad der er aftalt mellem parterne og fordi manglende overholdelse af selve lovens krav i sig selv kan udløse en godtgørelse til medarbejderen.

Her er, hvad du som arbejdsgiver skal være opmærksom på:

  • Strengere krav til ansættelseskontrakter: At loven generelt har skærpet kravene til ansættelseskontrakter på flere områder.
  • Udvidet oplysningspligt: At arbejdsgiverens oplysningspligt er blevet udvidet, dvs. at der skal gives flere og mere detaljerede oplysninger i ansættelseskontrakten om de væsentlige ansættelsesvilkår.
  • Kortere frist for udlevering: At fristen for at udlevere en ansættelseskontrakt er blevet betydelig kortere.
  • Minimumsrettigheder for medarbejdere: At der, som noget helt nyt, er indført minimumsrettigheder for medarbejdere som fx retten til at have bibeskæftigelse. Det betyder, at ansættelseskontakter, som måtte indeholde et helt eller delvist forbud mod bibeskæftigelse, er som udgangspunkt ulovlige, efter loven er trådt i kraft.

Du kan læse mere detaljeret om den nye lovs krav til ansættelseskontrakter i min artikel af 12. juni 2023 her ”Hvad skal der som minimum stå i de nye ansættelseskontrakter? – Ny ansættelsesbevislov

Er det lovligt, at kvinder har længere barsel med løn end mænd?

I den konkrete sag mente en mandlig medarbejder, at hans arbejdsgiver havde forskelsbehandlet ham ulovligt på grund af køn, fordi han ikke havde samme ret til barsel med løn som de kvindelige medarbejdere.

Medarbejderen klagede derfor til Ligebehandlingsnævnet over forskelsbehandlingen og krævede betaling af en godtgørelse svarende til differencen i den løn, han ville have modtaget under barsel, hvis han havde været en kvinde.

Det er Ligebehandlingsnævnet uenig i og henviser til:

  • at ligebehandlingslovens har en bestemmelse om, at loven ikke er til hinder for indførelse eller opretholdelse af gunstigere bestemmelser om beskyttelse af kvinder i forbindelse med graviditet og fødsel,
  • at en arbejdsgivers fastsættelse af forskellige regler for, hvor længe en kvindelig og mandlig medarbejder kan modtage løn under barsel, kan retfærdiggøres pga. denne bestemmelse,
  • at tidligere afgørelser også har fastslået, at det ikke er i strid med ligebehandlingsloven, at en kvindelig medarbejder har ret til længere barsel med løn end en mandlig medarbejder, da sådanne ordninger kan begrundes i hensynet til beskyttelse af kvinder i forbindelse med graviditet og fødsel.

Medarbejderen fik derfor ikke medhold i sin klage.

Du kan læse hele afgørelsen af 4. marts 2024 i sag nr. 9245 på Ligebehandlingsnævnets hjemmeside