Ny guide om personoplysninger – få et hurtigt overblik

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

En personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person – også selvom personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.

Det er en meget bred definition af personoplysninger, som i praksis kan være svær at forstå. Derfor har Datatilsynet for nyligt givet deres vejledning om personoplysninger en “makeover”, hvor du kan få et hurtigt overblik over følgende:

  • Hvad er personoplysninger?
  • Hvad er behandling af personoplysninger?
  • Hvornår må man behandle personoplysninger?
  • Hvordan må man behandle oplysninger om personnummer?

Du kan læse Datatilsynets guide her.

Du kan læse mere om de grundlæggende begreber inden for persondatabeskyttelse her. 

HR-JURA COMMUNITY – DIN LIVLINE

“Jeg er virkelig glad for netværket, bedste investering!”– Bliv opdateret på lovgivning, retspraksis mm., vend dine udfordringer og kom i mål med dine arbejdsopgaver. Læs mere her

Ny vejledning om tv-overvågning

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Datatilsynet offentliggjorde i går en vejledning om tv-overvågning, der er målrettet private virksomheder.

Mange arbejdsgivere bruger tv-overvågning og dermed behandler de personoplysninger om deres medarbejdere. Der er tale om et komplekst område, hvor flere retsområder spiller sammen og arbejdsgivere skal sikre, at flere regelsæt fx både tv-overvågningsloven og databeskyttelsesreglerne overholdes.

Datatilsynet oplyser, at de med denne vejledning ønsker at give et samlet overblik over, hvilke regler virksomheder særligt skal være opmærksomme på, når de tv-overvåger.

Vejledningen beskriver bl.a.

  • hvornår der er tale om tv-overvågning,
  • hvor virksomheder må tv-overvåge,
  • hvordan virksomheder kan leve op til sin oplysningspligt over for de tv-overvågede personer,
  • reglerne om opbevaring og videregivelse af optagelser,
  • de registreredes rettigheder i forbindelse med tv-overvågning og
  • brugen af databehandlere.

Du kan læse den nye vejledning her

Ny pædagogisk oversigt over de registrerede rettigheder fra Datatilsynet

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura


Som arbejdsgiver kan du bruge oversigten som god hjælp til at opfylde dine forpligtelser over for medarbejdere og jobansøgere, når du behandler deres personoplysninger i forbindelse med ansættelse og rekruttering.

Oversigten giver nemlig et godt og hurtigt overblik over reglerne om de registreredes rettigheder i Databeskyttelsesforordningen (GDPR), herunder

  • Tidsfrister og krav
  • Oplysningspligten
  • Retten til indsigt
  • Retten til sletning

Du finder oversigten her

Arbejdsgiver får bøde for en HR-medarbejders ikke-krypteret arbejdscomputer

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Byretten i Helsingør har for nyligt afsagt en dom, hvor en arbejdsgiver blev dømt til at betale en bøde på 50.000 kr. i en sag, hvor en stjålen arbejdscomputer med personoplysninger ikke var beskyttet med kryptering i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Arbejdsgiveren levede dermed ikke op til reglerne i databeskyttelsesforordningen om passende sikkerhedsforanstaltninger og blev idømt en bøde i overensstemmelse med Datatilsynets indstilling i sagen. 

Datatilsynet var blevet opmærksom på sagen, da arbejdsgiveren havde anmeldt et brud på persondatasikkerheden i forbindelse med tyveri af en HR-medarbejders arbejdscomputer, hvorpå der lå oplysninger af bl.a. følsom og fortrolig karakter om ca. 1.600 ansatte hos arbejdsgiveren.

Arbejdsgiveren havde tilladt behandling af personoplysninger lokalt på de enkelte arbejdscomputere uden om den Citrix-løsning, som ellers blev anvendt til sagsbehandling, da Citrix-løsningen ofte gik ned, hvilket besværliggjorde arbejdet på de mobile arbejdspladser. Uden beskyttelse af computeren med kryptering udgjorde tabet af personoplysninger en høj risiko for de 1.600 ansattes rettigheder. Derfor var kryptering nødvendig af hensyn til persondatasikkerheden.

Det er en udbredt problemstilling, og der er også flere sager på vej ved domstolene.

Du kan læse mere om dommen på Datatilsynets hjemmeside

HR-jura Community – din livline

Kæmper du også med at sortere i informationsstrømmen om ny lovgivning, retspraksis og tendenser inden for HR-jura og samtidig få løst dine mange arbejdsopgaver? 

Prøv det og se, hvor stor en forskel, det kan gøre for dig. Som medlem af HR-jura Community får du løbende: HR-juridisk opdatering af ny lovgivning og retspraksis, sparring og erfaringsudveksling og hjælp til at få løst dine arbejdsopgaver. Du kan læs mere og tilmelde dig her 

Tænk dig en ekstra gang om, før du sender en mail med personoplysninger

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

I en ny afgørelse fra Datatilsynet, har tilsynet udtalt alvorlig kritik af en arbejdsgiver, der sender en mail med fortrolige oplysninger om en medarbejder til en hel afdeling.

I den konkrete sag havde en medarbejder klaget over sin arbejdsgiver til Datatilsynet, fordi arbejdsgiveren havde sendt en mail til hele medarbejderens afdeling dvs. ca. 50 medarbejdere om, at der var visse opgaver, medarbejderen ikke kunne varetage, og at dette skyldtes, at medarbejderen var i fertilitetsbehandling.

Medarbejderen havde selv telefonisk orienteret arbejdsgiveren herom, men det betød ikke, at hun havde givet samtykke – efter de strenge krav i Databeskyttelsesforordningen – til at disse oplysninger blev videregivet til kollegaerne.

Du kan læse afgørelsen her

Husk at klæde jeres ledere og medarbejdere på, så de er opmærksomme på altid at dataminimere og kun at behandle personoplysninger, hvis det er Need to Know og ikke Nice to Know. Det gælder navnlig, når der sendes eller videresendes mails med fortrolige eller følsomme personoplysninger. Det går for stærkt nogle gange med at trykke på send-knappen.

Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj

Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk

Må en arbejdsgiver afvise en indsigtsbegæring fra en tidligere medarbejder?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Ja, det må den tidligere arbejdsgiver godt, hvis indsigtsbegæringen er omfattende, og den tidligere medarbejder ikke vil specificere sin begæring.

Det er et spørgsmål, som Datatilsynet har taget stilling til for nyligt.

I en helt ny afgørelse fandt Datatilsynet nemlig ikke grundlag for at tilsidesætte en tidligere arbejdsgivers afvisning af en tidligere medarbejders begæring om indsigt under henvisning til, at begæringen var overdreven.

Den tidligere medarbejder havde klaget til Datatilsynet, da dennes tidligere arbejdsgiver ikke havde efterkommet begæringen om indsigt i al kommunikation, hvori den tidligere medarbejder var nævnt.

Arbejdsgiveren havde forsøgt at få den tidligere medarbejder til at specificere sin begæring, da det ønskede materiale efter flere års ansættelse var omfattende. Dette blev dog afvist af den tidligere medarbejder.

Datatilsynet fastslog i afgørelsen, at en dataansvarlig kan afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til den registrerede i forbindelse med vedkommendes opgavevaretagelse, med henvisning til, at henvendelsen er overdreven.

Du kan både se en video og læse mere om Datatilsynets afgørelse her

Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj

Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk

Må en arbejdsgiver bruge billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Det blev jeg sidst spurgt om, da jeg underviste ledere i HR-jura i sidste uge.

Mit svar var og fortsat er, at det som udgangspunkt kræver samtykke fra den tidligere medarbejder.

Knap en uges tid efter, den 24. januar 2022 offentliggjorde Datatilsynet en ny afgørelse, som understøtter mit svar foroven.

I afgørelsen udtaler Datatilsynet kritik af en arbejdsgivers brug af billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo, som blev offentliggjort på Facebook. Du kan læse afgørelsen på Datatilsynets hjemmeside her

Du kan læse meget mere om brug af både nuværende og tidligere medarbejderes billeder i Datatilsynets vejledning om persondatabeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold her

Skal en arbejdsgiver udlevere en privatlivspolitik til jobansøgere og medarbejdere?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Arbejdsgiveren skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen, således at jobansøgere og medarbejdere er oplyst om, at arbejdsgiveren behandler personoplysninger om dem i forbindelse med rekruttering og ansættelse.

Der er ret omfattende krav til, hvordan arbejdsgiveren indholdsmæssigt skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen.

Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som arbejdsgiveren kan bruge for at opfylde sin oplysningspligt. Du kan finde skabelonen, som bilag A og B i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, se link til vejledningen forneden.

Der er dog ikke formkrav til, hvordan arbejdsgiveren opfylder sin oplysningspligt. En måde at opfylde oplysningspligten på er ved at udarbejde en ”privatlivspolitik”. Det afgørende er, at indholdet af den skrevne tekst til opfyldelse af oplysningspligten efter forordningen, lever op til forordningens krav om oplysningspligt samt kravet om gennemsigtighed dvs. at det skal være nemt at finde og forstå teksten for jobansøgere og medarbejdere.

Du kan læse Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten her

Du kan læse Datatilsynets vejledning om databeskyttelse ved ansættelsesforhold her

HR-jura Community – Din livline

Blive medlem af et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura – Så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din opgave?

Se min video og læs mere her

Hvor længe bør man opbevare oplysninger om jobsøgende, som ikke blev ansat?

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Datatilsynet har for nyligt i slutningen af maj 2021 på deres hjemmeside offentliggjort en side med spørgsmål og svar om, hvornår man skal slette oplysninger om de ansøgere, som ikke bliver tilbudt en stilling.

På siden kan du blandt andet læse:

  • Hvor lang tid kan en dataansvarlig opbevare disse oplysninger?
  • Skal en dataansvarlig så opbevare oplysningerne i 3 år?
  • Men har offentlige myndigheder ikke en journaliseringspligt?
  • Hvad nu, hvis en dataansvarlig vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling?

Du kan læse mere på Datatilsynet om

#1 What to do? Whistleblowerordning

Skrevet den af Nilgün Aydin | HR-jura

Din leder beder dig undersøge, om virksomheden skal have en whistleblowerordning, som medierne skriver så meget om.

  • Ved du hvad det nye lovforslag om whistleblowere går ud på?
  • Hvordan går du i gang med at undersøge om I skal have en whistleblowerordning, og hvordan skal den i givet fald være?
  • Hvordan sikrer du, at virksomheden også overholder reglerne om persondatabeskyttelse?
  • Er der andre i dit netværk, som allerede har etableret en ordning, som kan hjælpe dig med det praktiske?

Spørgsmålene er mange – kom med i HR-jura Community, løs dine udfordringer sammen med andre HR-professionelle og undgå dyre faldgruber.

Du tilmelder dig ved at sende mig en mail på na@naydin.dk og skriver ”Tilmelding til HR-jura Community” i emnefeltet.

Der er kun åbent for tilmelding til udgangen af april måned, og der er kun plads til max 20 deltagere. Du kan læse mere her om HR-jura Community – din succes er min succes.

Læs min artikel “Skal din virksomhed etablere en whistleblowerordning“