Datatilsynet udtaler endnu en gang kritik af en arbejdsgiver for at have orienteret hele arbejdspladsen om baggrunden for en opsigelse.
Datatilsynet har for nyligt truffet en afgørelse i en sag, hvor en arbejdsgiver i en mail orienterede hele arbejdspladsen om, at en medarbejder var blevet opsagt pga. bl.a. samarbejdsvanskeligheder.
Arbejdsgiveren oplyste, at det var nødvendigt at oplyse om baggrunden for opsigelsen for at undgå rygtedannelse på arbejdspladsen. Datatilsynet mente dog, at hensynet til den opsagte medarbejder vejede tungere og tillagde det betydning, at orienteringen skete til en videre kreds af personer, og at der blev videregivet detaljerede oplysninger om baggrunden for opsigelsen.
Som arbejdsgiver skal man huske, at det som udgangspunkt er i strid med databeskyttelsesreglerne at oplyse andre om baggrunden for en opsigelse eller en bortvisning af en medarbejder. En sådan oplysning må i hvert fald ikke gå videre, end hvad der er nødvendigt til at iagttage formålet – nemlig at oplyse de relevante personer om en medarbejders fratrædelsen.
Du kan læse den nye afgørelse fra Datatilsynet her
I en ny afgørelse fra Datatilsynet, har tilsynet udtalt alvorlig kritik af en arbejdsgiver, der sender en mail med fortrolige oplysninger om en medarbejder til en hel afdeling.
I den konkrete sag havde en medarbejder klaget over sin arbejdsgiver til Datatilsynet, fordi arbejdsgiveren havde sendt en mail til hele medarbejderens afdeling dvs. ca. 50 medarbejdere om, at der var visse opgaver, medarbejderen ikke kunne varetage, og at dette skyldtes, at medarbejderen var i fertilitetsbehandling.
Medarbejderen havde selv telefonisk orienteret arbejdsgiveren herom, men det betød ikke, at hun havde givet samtykke – efter de strenge krav i Databeskyttelsesforordningen – til at disse oplysninger blev videregivet til kollegaerne.
Husk at klæde jeres ledere og medarbejdere på, så de er opmærksomme på altid at dataminimere og kun at behandle personoplysninger, hvis det er Need to Know og ikke Nice to Know. Det gælder navnlig, når der sendes eller videresendes mails med fortrolige eller følsomme personoplysninger. Det går for stærkt nogle gange med at trykke på send-knappen.
Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj
Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk
Ja, det må den tidligere arbejdsgiver godt, hvis indsigtsbegæringen er omfattende, og den tidligere medarbejder ikke vil specificere sin begæring.
Det er et spørgsmål, som Datatilsynet har taget stilling til for nyligt.
I en helt ny afgørelse fandt Datatilsynet nemlig ikke grundlag for at tilsidesætte en tidligere arbejdsgivers afvisning af en tidligere medarbejders begæring om indsigt under henvisning til, at begæringen var overdreven.
Den tidligere medarbejder havde klaget til Datatilsynet, da dennes tidligere arbejdsgiver ikke havde efterkommet begæringen om indsigt i al kommunikation, hvori den tidligere medarbejder var nævnt.
Arbejdsgiveren havde forsøgt at få den tidligere medarbejder til at specificere sin begæring, da det ønskede materiale efter flere års ansættelse var omfattende. Dette blev dog afvist af den tidligere medarbejder.
Datatilsynet fastslog i afgørelsen, at en dataansvarlig kan afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til den registrerede i forbindelse med vedkommendes opgavevaretagelse, med henvisning til, at henvendelsen er overdreven.
Du kan både se en video og læse mere om Datatilsynets afgørelse her
Ønsker du at blive opdateret hurtigt og kort inden for HR-jura og GDPR, så tilmeld dig mit nyhedsbrev her https://lnkd.in/eBR-tCj
Du er altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på 23 91 27 27 eller na@naydin.dk
Det blev jeg sidst spurgt om, da jeg underviste ledere i HR-jura i sidste uge.
Mit svar var og fortsat er, at det som udgangspunkt kræver samtykke fra den tidligere medarbejder.
Knap en uges tid efter, den 24. januar 2022 offentliggjorde Datatilsynet en ny afgørelse, som understøtter mit svar foroven.
I afgørelsen udtaler Datatilsynet kritik af en arbejdsgivers brug af billeder af en tidligere medarbejder i en markedsføringsvideo, som blev offentliggjort på Facebook. Du kan læse afgørelsen på Datatilsynets hjemmeside her
Du kan læse meget mere om brug af både nuværende og tidligere medarbejderes billeder i Datatilsynets vejledning om persondatabeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold her
Arbejdsgiveren skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen, således at jobansøgere og medarbejdere er oplyst om, at arbejdsgiveren behandler personoplysninger om dem i forbindelse med rekruttering og ansættelse.
Der er ret omfattende krav til, hvordan arbejdsgiveren indholdsmæssigt skal opfylde sin oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningen.
Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som arbejdsgiveren kan bruge for at opfylde sin oplysningspligt. Du kan finde skabelonen, som bilag A og B i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, se link til vejledningen forneden.
Der er dog ikke formkrav til, hvordan arbejdsgiveren opfylder sin oplysningspligt. En måde at opfylde oplysningspligten på er ved at udarbejde en ”privatlivspolitik”. Det afgørende er, at indholdet af den skrevne tekst til opfyldelse af oplysningspligten efter forordningen, lever op til forordningens krav om oplysningspligt samt kravet om gennemsigtighed dvs. at det skal være nemt at finde og forstå teksten for jobansøgere og medarbejdere.
Du kan læse Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten her
Du kan læse Datatilsynets vejledning om databeskyttelse ved ansættelsesforhold her
HR-jura Community – Din livline
Blive medlem af et uformelt og fortroligt netværk, hvor du løbende kan få både juridisk og praktisk hjælp inden for HR-jura – Så du kan komme i gang med, videre med eller afslutte din opgave?
Datatilsynet har for nyligt i slutningen af maj 2021 på deres hjemmeside offentliggjort en side med spørgsmål og svar om, hvornår man skal slette oplysninger om de ansøgere, som ikke bliver tilbudt en stilling.
På siden kan du blandt andet læse:
Hvor lang tid kan en dataansvarlig opbevare disse oplysninger?
Skal en dataansvarlig så opbevare oplysningerne i 3 år?
Men har offentlige myndigheder ikke en journaliseringspligt?
Hvad nu, hvis en dataansvarlig vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling?
”Han går bag om min ryg til andre ledere og kollegaer, agerer besserwisser og påpeger mine “fejl” ifølge ham, men han er også dygtig til sit arbejde, så jeg lader ham være.”
Lederen accepterer alt for længe negativ adfærd fra medarbejdere, som er gode til deres arbejde og skaber gode resultater for virksomheden. Når lederen oplever, at en medarbejder taler negativt om lederen, andre ledere, kollegaer, samarbejdspartner og/eller kunder, bør lederen altid gribe ind og tale med medarbejderen herom og meddele, at det ikke er i orden. Alt afhængig af grovheden af de negative udtalelser og de fora, de bliver ytret i, kan lederen give medarbejderen en advarsel, opsigelse eller en bortvisning. Lederen må aldrig vende det blinde øje til, i modsat fald eskalerer konflikten, og der skal brandslukkes igen.
Forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.
HR-JURIDISK TIP 3 TIL LEDEREN: FORVENT LOYALITET FRA DINE MEDARBEJDERE – BÅDE I TALE OG ADFÆRD.
Forstå at loyalitetsforpligtelsen er en grundlæggende pligt i et ansættelsesforhold, som gælder både leder og medarbejdere.
Vær loyal over for dine medarbejdere og forvent loyalitet fra dem.
Vær opmærksom på, at medarbejdere har pligt til at være loyale fx ved udtalelser på de sociale medier, i deres interne og eksterne omgang med kollegaer, borgere og samarbejdspartner mm.
TILMELD DIG MIN ONLINE FOREDRAGSRÆKKE “KLÆD LEDEREN PÅ OG FYR ADVOKATEN”
– 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.
”Passive chefer er velmenende idioter. De er fuldstændig destruktive for alle omkring dem, og det er så svært for dem selv at se det. De kan godt se, at deres organisation står i flammer, men de gør simpelthen ikke noget for at løse det. De håber på, at det går væk af sig selv.”
(Citatet er fra en artikel i Djøf, november 2018, som omtaler en ny bog ”Destruktivt ledarskaptre”, som er skrevet af tre svenske forskere Maria Fors Brandebo, Sofia Nilsson og Gerry Larsson.)
Lederens undladelsessynder bliver der skrevet meget om i det ledelsesfaglige miljø. Lederen kritiseres for manglende handlekraft og mod. Passivitet blandt ledere er dog ikke kun et ledelsesmæssigt problem, det er i høj grad også et juridisk problem, som koster virksomheden dyrt.
Som advokat oplever jeg ofte, at sagerne eskalerer på alle tænkelige måder – de bliver mere kompliceret og ressourcekrævende, fordi lederen ikke har handlet i rette tid og italesat problemet. Jeg oplever således også, at ”organisationen står i flammer”, og jeg må brandslukke igen sammen med HR-medarbejdere og ledere. Brandslukningen bliver menneskeligt og økonomisk dyr, og resultatet oftest en lappeløsning, som langt fra er den bedste løsning for de involvererede parter.
Forebyg i stedet – klæd lederen på, skab en bedre ledelseskultur og spar penge.
HR-JURIDISK TIP 2 TIL LEDEREN: WALK THE TALK – PASSIVITET ER RODEN TIL ALT ONDT
Lad ikke stå til – problemer med medarbejdere går ikke over af sig selv, de kræver handling. Vis mod og træd i karakter som leder.
Passivitet eskalerer kun problemerne og kommer dig til skade som leder – husk passivitetsgrundsætningen.
Lyt, udryd misforståelser, afstem forventninger og følg hurtigt op.
Giv advarslen om nødvendigt.
6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer tillids- og tryghedsskabende.
Er du som leder træt af, at usikkerheden lammer dig, bange for at gøre noget forkert og derfor undlader du at gøre noget? – 6 trin til at blive en tydelig leder, som kender din ret og pligt og kommunikerer klart.
Se min video om min foredragsrække, hvor jeg giver et overblik over de væsentligste HR-juridiske spilleregler – alle guldkornene fra min 15 års erfaring med rådgivning – så de dyre faldgruber undgås.
Alle foredrag er afholdt. Såfremt du ønsker at høre om muligheden for foredrag for jeres ledere, kan du sende mig en mail på na@naydin.dk eller ringe til mig på 23 91 27 27.
Kom med på rejsen, hvor vi kommer konflikterne til livs og skaber en bedre ledelseskultur samt psykisk arbejdsmiljø – så tilmeld dig forneden – vi starter til januar 2021 (selvom videoen siger december).
“Jeg har haft fornøjelsen af at deltage i online foredragsrækken ”Klæd lederen på og fyr advokaten”, hvilket gav mig en super god update på mange af de regler, jeg skal have styr på i en HR funktion.Omfanget på 6 gange af ca.1 times varighed var helt perfekt, idet det var let at få indpasset i dagens andre opgaver. Nilgüns formidlingsevne var formidabel set i relation til at ansættelses- og persondataretten til tider, kan være lidt ”tung” stof.Der er ingen tvivl om, at Nilgün er meget vidende på området. Som et ekstra plus er jeg glad for, at jeg har fået både præsentationen og optagelsen tilsendt – det giver mulighed for at gense foredraget, og dermed også have tid til at gå i dybden med de særlige områder, jeg skal have fokus på i fremtiden.“ LENE LUNDQUIST, HR-KONSULENT, DANMARKS JÆGERFORBUND
Som advokat oplever jeg ofte, at jeg skal brandslukke, fordi lederen ikke er klædt ordentligt på i forhold til de væsentligste HR-juridiske spilleregler på arbejdspladsen. Lederen forholder sig passivt på grund af manglende viden – med menneskelige og økonomiske konsekvenser til følge og et resultat, der oftest bliver en dyr lappeløsning og langt fra den bedste for nogen af parterne. Forebyg dyre konflikter ved at blive klædt på som leder – så du kan stille skarpt på, hvad du må og ikke må.
Derfor tilbyder jeg en online-foredragsrække for ledere, som giver et hurtigt overblik over de væsentligste HR-juridiske spilleregler.
Min foredragsrække om de væsentligste faldgruber består af 6 foredrag á ca. 40-70 min. over 3 uger. Foredragene tager udgangspunkt i min 15 års erfaring i rådgivning og undervisning af ledere og HR-medarbejdere i HR-jura.
Mellem foredragene er der mulighed for refleksion. Der kan stilles spørgsmål både under og mellem foredragene.
Både ledere og HR-medarbejdere kan tilmelde sig foredragsrækken.
Indhold og datoer
1. foredrag, ”Lederen, den tikkende bombe – det er kun et spørgsmål om tid” – Tirsdag, den 12. januar kl. 10.00 – 10.45.
HR-juridiske principper, der skal sidde på rygraden.
Vær på forkant, sørg for at dokumentationen er i orden.
Er du i tvivl – er du ikke i tvivl – så skal du handle.
2. foredrag, ”Lederen, der ikke leder – men laver strudsen” – Torsdag, den 14. januar kl. 10.00 – 10.45.
Hvad er du egentlig sat i verden for?
Undgå brandslukning, søg rådgivning i god tid ved advarsler, vilkårsændring, opsigelse og bortvisning
Brug din instruktionsbeføjelse/ledelsesret til at sikre, at virksomheden opnår bedre resultater.
Forvent loyalitet fra dine medarbejdere – både i tale og adfærd.
3. foredrag – ”Lederen, der diskriminerer uden at vide det” – Tirsdag, den 19. januar kl. 10.00 – 10.45.
Du må ikke tillægge de ulovlige kriterier vægt i dine ledelsesbeslutninger, men hvilke er de?
Hvorfor er timing afgørende?
Hvad betyder en advarsel – også i diskriminationssagerne?
4. foredrag – ”Lederen, der vender det blinde øje til sygefravær og (sex)chikane” – Torsdag, den 21. januar kl. 10.00 – 10.45.
Må du overhovedet kontakte en syg medarbejder?
Du har også pligter og skal ”lede” under en medarbejders sygefravær
Må du opsige en syg medarbejder?
Der er højt til loftet her – men hvor højt, kan du tillade, at der er?
5. foredrag – ”Lederen, der overlader ferie- og arbejdstidsplanlægning til medarbejderen” – Tirsdag, den 26. januar kl. 10.00 – 10.45.
Ferie skal du tage alvorligt – ellers kan det koste både menneskeligt og økonomisk.
Hvad siger den nye ferielov?
Der er ingen øvre arbejdstid – jo, det er der faktisk – og hvordan holder du styr på den, for det er dit ansvar?
6. foredrag – ”Lederen, der glemmer at passe på sine medarbejderes personoplysninger” – Torsdag, den 28. januar kl. 10.00 -10.45.
Personoplysninger, det er ikke kun de følsomme, som er beskyttet.
Må man gemme personoplysninger? Hvis ja, hvor og hvor længe?
Stop dig selv, før du udtaler dig som reference eller kontakter en reference
Pris
Du kan vælge et eller flere foredrag med de emner, der interesserer dig mest. Prisen for et foredrag er 950 kr. ekskl. moms. Prisen for hele foredragsrækken er 5.130 kr. ekskl. moms.
Tilmelding
Du tilmelder dig ved at sende en mail på na@naydin.dk, hvorefter du vil modtage en bekræftelse med et link til foredraget via Teams.
Tilmeldingsfristen er mandag, den 11. januar 2021, kl. 16.00. Tilmelding er bindende, og der er et begrænset antal pladser.
Hvorfor ikke sætte effektivt ind der, hvor fejlene sker – så der forebygges i stedet for brandslukkes?
En klassisk faldgrube er, at lederen ikke er klædt på til lederrollen og ikke kender de væsentligste HR-juridiske regler, herunder sin ledelsesret og -pligt.
Lederens fejl forplanter sig i hele organisationen med juridiske, menneskelige og økonomiske konsekvenser. Hvorefter der skal brandslukkes hos HR med stort ressourceforbrug.
Derfor har jeg skrevet de 13 HR-juridiske tips til lederen. Artiklen er både på dansk og engelsk, så både dansk og engelsk talende ledere kan få et hurtigt overblik over de væsentligste faldgruber i dansk HR-jura.
HR kan også bruge mine artikler til at klæde ledelsen på i deres organisation.
naydin.dk 